Zapisnik je podroben zapisnik sestanka. V zapisniku so zapisane teme pogovorov, potrebnih ukrepov in sprejetih odločitev. Zapisnik zagotavlja, da je sestanek uraden, hkrati pa dokumentira, kdo je bil na sestanku in kdo je bil odsoten. Običajno je ena oseba izvoljena, da vodi zapisnik, običajno sekretar ali zakladnik. Če ste imeli možnost voditi zapisnike za sestanek, je treba upoštevati nekatere stvari, da jih boste lahko profesionalno posneli.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Pero ali svinčnik
-
Beležnica
-
Snemalna naprava
-
Računalnik
Zabeležite si čas, datum in kraj srečanja na vrhu strani v zvezku.
Uporabite snemalno napravo, ki jo lahko pozneje predvajate, da vam pomaga pri pisanju celotnih zapisnikov.
Navedite imena udeležencev. Zapišite tudi imena ljudi, ki naj bi bili na sestanku, vendar jih ni. Morda boste morali opozoriti, katera odsotnost je opravičena. Če je tako, lahko v oklepaju poleg imena osebe opazite »opravičilo«.
Sledite skupaj z dnevnim redom seje. Glavni spremljevalci običajno prejmejo dnevni red pred sestankom in vam bodo pomagali, da boste vsako obravnavano temo zapisali v red.
Upoštevajte glavne točke za vsako temo dnevnega reda. V zapisniku je treba navesti vse sprejete odločitve ali nadaljnje ukrepe, ki so potrebni za vsako točko dnevnega reda.
Dodajte besedo "Ukrep" pod katero koli točko dnevnega reda, za katero je potreben ukrep člana odbora ali udeleženca. Ko vtipkate svoje beležke, naredite besedo »dejanje« krepko in poševno, in jo postavite kot svojo; zaradi tega je enostavno najti in pomagati spremljati, kdo naj kaj počne.
Vpišite ali vtipkajte katerokoli "drugo dejavnost", da označite vse teme, ki so bile obravnavane, razen tistih, ki so na dnevnem redu, in označite, kdo je bil odgovoren za to, da bi te točke predstavili na sestanku.
V zapisniku navedite dogovorjeni čas, datum in kraj naslednje seje.
Odjavite svoje minute. Zadnja vrstica vaših zapisanih minut mora vsebovati vaše ime in naslov, pred katerim je besedna zveza, kot je »Zapisane minute«.
Nasveti
-
Prepričajte se, da je snemalna naprava priključena, polna ali ima dodatne baterije.
