Zapisniki sestankov so bistveni pravni dokumenti za neprofitne organizacije, vladne agencije, družbe in korporacije. Zagotavljajo zapis procesa odločanja. Zapisniki se razlikujejo od narekovanja. Niso besedni prepis, kaj se je zgodilo na sestanku; namesto tega so evidenca o tem, kdo se je udeležil, kaj je bilo obravnavano, kateri glasovi so bili oddani in kaj je bilo odločeno. Zapisniki se hranijo več let.
Pripravite se na beleženje natančnih zapisov
Pregledajte dnevni red sestanka. Tako boste lahko načrtovali pomembne točke dnevnega reda, o katerih boste morali zapisovati. Dobili boste tudi občutek, koliko udeležencev lahko pričakujete.
Pripravite list udeleženca. To je lahko preprosto kot kos papirja z naslovom sestanka in datumom na vrhu z več oštevilčenimi vrsticami. To boste razdelili na začetku sestanka, da se bodo udeleženci podpisali.
Poskrbite, da bo snemalna naprava delovala pravilno. Lahko se odločite, da beležite sestanek na prenosnem računalniku, s pisalom ali papirjem ali s snemanjem sestanka. Če bo sestanek zajel občutljive informacije, se o tem pogovorite s predsednikom in pojasnite vaš namen uporabe posnetka samo za zagotovitev točnosti zapisnika.
Ustvari minute sestanka za zapis
Med sestankom se beležite. Osredotočite se na vsebino vsake razprave in pustite komentar. Na primer, upoštevajte, da so razpravljali o dodelitvi sredstev za novo stavbo, vendar ne upoštevajte, da je bila "razprava čustvena in ogreta". Upoštevajte, kdo je predlagal vsak predlog in kaj je bilo rešeno.
Ustvarite dokument, ki bo uradni zapisnik. Format mora biti enak kot pri prejšnjih zapisnikih. Razmislite o uporabi šestih razdelkov: razpis za naročilo, poimenovanje, potrditev zadnjega zapisnika, odprta vprašanja, nove posle in odložitev. Vsak podajte kratek in nevtralen povzetek razprave ali dejavnosti. Če je šlo za štetje glasov, vključite tudi ujemanje. Če se glasovi ne štejejo, navedite le, da je bil predlog "prenesen" ali "neuspešen". Ustvarite prostor za zapisnike, ki jih boste sami podpisali kot zapisovalca in predsednika, ki bo potrdil zapisnik.
Razpošljete zapisnik članom odbora v enem tednu po sestanku in - če je bila seja javna - jih objavite kot javne evidence. Po potrebi spremenite in popravite. Če je potrebno pojasnilo, si oglejte lastne opombe ali posnetek sestanka.
Shrani minute sestankov v podjetniških datotekah
Zapisnik zapisnikov sestankov zapišite s preteklimi sestanki. Zapisnik lahko vodite v registratorju, ki ga organizira odbor ali odbor, in v kronološkem vrstnem redu. Ker so zapisniki sestankov zakoniti, jih hranite na sedežu.
Izbrišite snemanje, ki ste ga opravili na sestanku, razen če je politika vaše organizacije voditi ta zapis. Ko so vaše minute dokončne, ponavadi ni potrebe, da bi bilo to varnostno kopijo, njena vsebina pa je lahko občutljiva ali zaupna.
Kopiranje in razpošiljanje zapisnikov sej na začetku naslednje seje. Te bodo odobrene kot prva točka poslovanja.
Nasveti
-
Po potrebi preglejte predloge sestankov. Preberite, kako so bile starejše minute shranjene, ali pa poiščite spletno mesto »Predloge za minute sestankov«.
