Če delate za prostovoljno ali v prostovoljni organizaciji, razumete, da velik del sredstev organizacije prihaja iz donacij posameznikov in institucij. Eden od načinov, na katere neprofitne organizacije zbirajo donacije, je tako, da pošljete pisma preteklim donatorjem in morebitnim donatorjem, ki prosijo za denar. Ključni del pisma je pojasniti donatorju, zakaj je njihovo darilo za organizacijo tako pomembno. Nekatera pisma opozarjajo tudi donatorje na spodbude, ki jih bodo prejeli, če bodo dali denar.
Odprite nov dokument z besedilom za svoje pismo. Na vrhu pisemskega dokumenta zapišite več presledkov za glavo neprofitnega podjetja.
Vnesite datum črke, dvakrat pritisnite "enter", nato vnesite polno ime prejemnika. V naslednji vrstici vnesite njen naslov, nato v naslednjo vrstico, vnesite njeno mesto, državo in poštno številko. Dvakrat pritisnite "enter".
Vtipkajte "Dragi" in ime prejemnika. Uporabite ime, če želite, da se vam zdi prijazno in osebno ali njeno ime in priimek, če želite biti bolj formalni. Vnesite dvopičje za imenom. Nikoli ne odpirajte pisma z "Dragi prijatelj" ali karkoli generičnega. Prosite ljudi za donacije, zato morate biti čim bolj osebni. Če imate veliko pisem za pisanje, razmislite o uporabi poštnega programa, ki bo samodejno vstavil imena.
Dvakrat pritisnite tipko "enter", nato vnesite besedilo. V prvi odstavek napišite zanimivo zgodbo. To bi moralo pritegniti pozornost bralca in jo še naprej brati. Zgodba naj pove, kako je vaša organizacija pomagala posamezniku. Na primer, če delate družine z živili, povejte zgodbo o določeni družini, ki ste ji pomagali, in o tem, kako jim je hrana pomagala pri razvoju. Če ste neprofitna uprizoritvena umetnost, povejte zgodbo o otroku, ki je bil prizadet, ko je videl igro ali ples na vašem prizorišču.
Nadaljujte s pismom, tako da pojasnite, kako bo denar donatorja pomagal vaši organizaciji, da nadaljuje z izvajanjem svojega poslanstva. V pismu pogosto uporabljajte besedo »vi«, da se donator počuti vpleten v organizacijo in pomaga. Poudarite, kako so njene donacije pomembne. Med posameznimi odstavki pustite presledek za berljivost.
V zadnjem odstavku pisma prosi za denar. Bodite natančni v svoji zahtevi, tako da vnesete nekaj v skladu z besedilom: "Ali lahko daste 50 $, 100 $ ali karkoli si lahko privoščite, da nam pomagate nahraniti lačne to zimo?" Bodite prepričani, da to izrazite kot vprašanje, ne pa kot povpraševanje. Donator ne želi čutiti, kot da pričakuješ denar od nje.
Vnaprej zahvaljujte donatorju in zaprite pismo. Vtipkajte "S spoštovanjem", nato štirikrat pritisnite "enter", da pustite prostor za vaš podpis. Pod tem imenom vnesite svoje ime in ustrezen naslov, na primer "Direktor donacij" ali "CEO".
V pismu dodajte postscript, če menite, da je relevanten. Na primer, če ste prejeli izplačilo, navedite, da bo vsak dolar, ki ga darovalca, podvojen do določenega datuma. Če imate promocijo, kot je na primer brezplačna majica s kratkimi rokavi za vsakih 50 dolarjev, to navedite v postscriptu.
