Mnoga podjetja zaposlenim izdajajo kreditne kartice za različne nakupe, vključno s pisarniškimi potrebščinami, poslovnimi obroki in potnimi stroški. Včasih pa lahko zaposleni zlorabijo kreditno kartico podjetja, namesto da jo uporabijo za napačne vrste stroškov, povezanih z delom, ali, še huje, za osebno uporabo, vključno z denarnimi predujmi, osebnimi potovanji, stroški, povezanimi z domom, in več. Ko ugotovite, da je zaposleni neprimerno uporabljal kredit podjetja, hitro ukrepajte, da drugi zaposleni ne sledijo temu ali pa se zloraba nadaljuje.
Preglejte kreditne zapise podjetja, da ugotovite, katere pristojbine so neprimerne ali niso povezane s podjetjem. Označite jih in naredite kopije za finančni oddelek in, če je potrebno, osebje za zaposlene. To vam ne samo daje idejo o tem, koliko je bila kartica zlorabljena, temveč vam ponuja tudi referenčno točko za uporabo pri pogovoru z zaposlenim.
Posvetujte se s človeškimi viri, preden se pogovorite z delavcem. Verjetno bodo morali biti v sobi z vami, ko boste zaposlenega vprašali za stroške. Poleg tega vam lahko povejo, kako ravnati, če zaposleni prizna, da zlorablja kartico za osebno uporabo, še posebej, če je vedel, da je to proti pravilom podjetja.
Načrtujte sestanek z delavcem. Vprašajte, če je prejel kopijo smernic podjetja, ko je prejel kartico. To vam pove, ali je bil seznanjen s politikami glede uporabe kreditov podjetja. Dajte mu priložnost, da pojasni in izve, ali so bile obtožbe premišljene, če je celo odgovoren za obtožbe ali če je bil to le primer uporabe napačne kartice za napačne vrste nakupov. Če je bila tožba zlonamerna in premišljena, boste morda morali sprejeti disciplinske ukrepe. Resnost discipline mora biti odvisna od njegovega celotnega zapisa, kot tudi od zneska, ki ga je treba plačati, od njegove pripravljenosti, da prizna svojo indiskrecijo in stopnjo kesanja, ki jih pokaže. Zapis pogovora z njegovim dovoljenjem v primeru, da boste morali nadaljevati zadevo, kot je vložitev kazenske ovadbe.
Sprožite kakršenkoli ukrep, ki ustreza ravni zlorabe. Če gre preprosto za nenamerno zlorabo, potem ponovite smernice glede uporabe kartic in dal delavcu še eno priložnost. Če so bile cene smiselne, uporabite smernice vašega podjetja, da boste lahko kar najbolje odločili in upoštevali zgodovino in naravo stroškov.Če stroški tečejo v tisoče, ki se šteje za grand krajo v večini držav, in morda ne boste imeli druge izbire, kot da se obrnete na vaš lokalni policijski oddelek in jih imajo, da opravljajo obtožbe proti zaposlenim.
Uvedite strožje smernice glede uporabe kreditnih kartic. Glede na spletno stran podjetja Inside Indiana Business preverite stroške vsak mesec in označite tiste, ki izgledajo sumljivo. Naj bo pravilo, da zaposleni vprašajo, preden nakažejo kakršen koli znesek na določen znesek. Omejite število kartic, ki jih podarite zaposlenim, in dovolite samo tistim, ki potrebujejo redno nakupovanje za podjetja, da vzdržujejo kreditni račun podjetja.
