Zapisnik sestanka je namenjen povzemanju najpomembnejših točk srečanja. Namen srečanja je, da skupina skliče in odloča. Končni cilj zapisnikov o sestanku v skladu s to logiko je natančno povzeti odločitve, sprejete na sestanku. Zapisnik o sestanku poteka v obliki zapisov, ki se kasneje zapišejo v celoti. Da bi bil postopek nekoliko lažji, vprašajte vodje sestanka za dnevni red ali povzetek dogodkov na sestankih. Na podlagi dnevnega reda sestanka pripravite osnutek sestanka zapisnikov.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Nekaj za pisanje
-
Računalnik (izbirno)
Bodite pozorni na odločitve, sprejete med razpravo. Poskrbite, da ne boste zapisali vseh informacij v zvezi s končno odločitvijo.
Uporabite čas, ko ljudje razpravljajo o odločitvi, da bodo zapisali ključna vprašanja, ki se zdijo vključena v razpravo. Ne skrbi, kdo je kaj rekel.
Pozneje preberite opombe in poudarite točke, ki so najpomembnejše za člane. Vrnite se nazaj in si oglejte zapise za vse ustrezne informacije, ki so bile omenjene in se nanašajo na vodilni vidik skupine. Razprava se lahko spremeni v pomembno tangento, kot je dokumentacija ali pravni pomisleki. Te informacije ločite in pošljite vodjem skupin.
Povzemite točke, ki so potrebne za prostovoljce in druge podružnice. Na podlagi odločitve, sprejete v razpravi, napišite seznam vseh nalog, ki jih je treba izpolniti. Če je bila na primer odločitev, da se organizira fundraiser za zmanjšanje primanjkljaja v sredstvih, potrebnih za drug projekt, upoštevajte, da bodo morali prostovoljci načrtovati fundraiser, zaposliti prostovoljce, oglaševati itd.
Uporabite povzetek minut sestanka za e-pošto za člane in glasila.
Na podlagi običajnega postopka pripravite standardni zapisnik za sestanke. Shranite jih, saj lahko informacije, ki jih vsebujejo, postanejo uporabne pozneje. Skupina se bo morda znašla v podobni situaciji pozneje, na primer, ko ljudje, ki so organizirali prvotno zbiranje sredstev, niso več del organizacije. Novi člani lahko uporabijo zapisnike sestankov, da bi našli rešitve za nove probleme.
Ne pozabite zabeležiti datuma in časa sestanka z vsakim vnosom ter povzetek namena srečanja.
Zapišite zapisnike sestankov v kratkih blokih od enega do treh stavkov, tako da se glasi kot časopisni članek. To bo bralcem olajšalo razumevanje osnovnih točk srečanja.
