Spomini morajo posredovati informacije na jedrnat, smiseln način. Ta slog brez nesmisla pomeni, da tudi če ste potenje možnosti za pisanje enega, morate najti preprosto, smiselno obliko dobrodošlo olajšanje od drugih, bolj delovno intenzivno pisanje projektov, ki jih morda imate na vaši mizi.
Napišite naslov
Začnite svoj beležko tako, da napišete standardni naslov, ki vključuje »To:«, »From:«, »Date:« in »Subject« na ločenih vrsticah. Pomislite na vrstico občinstva in se zavedajte, da morda ne želite razširiti svojega beležka celotnemu podjetju, ampak le nekaj oddelkom. Besedilna postavka omogoča bralcem, da jo hitro preiščejo in zberejo pomembne informacije že od samega začetka - od ustreznosti do teme.
Navedite namen
Napišite kratko odprtino, ki jasno navaja, v najpreprostejšem možnem smislu, vaš namen pisanja. Injicirajte nekaj osebnosti, če želite, pa tudi to dopolnilno navodilo. Na primer, če objavljate, lahko napišete: »Po zelo dolgem in izčrpnem iskanju sem z veseljem sporočil, da je družba ABC najela skupino XYZ Writers Group, ki bo usmerjala naša prihodnja tržna prizadevanja.«
Izdelajte natančnost
Posvetite se svojemu spominu - ne več kot dvema ali tremi odstavki - k razpravi o uvodni izjavi. Predvidevanje vprašanj pomembno; ne želite, da bi vaš dopis ustvarjal več vprašanj, kot da ponuja odgovore, vendar pa tudi memorandum ni forum za izčrpno, 360-stopinjsko razkritje. Organizirajte najpomembnejše informacije - kaj bodo zaposleni želeli vedeti in kaj morajo vedeti - na hierarhični način. Končno, ne pozabite, da memo redko služi kot »zadnja beseda« o temi; v resnici včasih sproži celoten obseg dejavnosti. Torej zadnjem odstavku telesa svojega spomina posvetite »naslednjim korakom« ali »kaj se zgodi naslednje«. Na primer, v tem primeru boste morda želeli deliti, ko boste skupino pisateljev predstavili svojim zaposlenim.
Zapri v slogu
Zaprite si beležko z optimistično opombo, zavedajoč se, da pošiljate implicitno sporočilo za svoje zaposlene. Lahko bi rekli, na primer: »Vem, da se veselim, kot jaz, da se odpravim na to razburljivo poglavje v zgodovini našega podjetja. Vnaprej se vam zahvaljujem za stalno navdušenje in predanost."
Pokažite na Priloge
Vključite zapis na dno beležke ustrezne priloge, kot so dokumenti, ki jih želijo zaposleni prebrati, ali nove postopke, ki jih želite spremljati. Preprosto napišite besedo “Priloženo:” in na kratko povzemite informacije. V tem primeru boste morda želeli vključiti zbirko prejšnjih marketinških projektov skupine pisateljev, da se bodo vaši zaposleni lahko seznanili s stilom in dosežki skupine. Izrecno navedite, kje zaposleni lahko najdejo te informacije. Na primer, ali objavite papirno kopijo beležke na oglasni deski ali jo pošljete po e-pošti v podjetju, se prepričajte, da zaposleni razumejo, kako dostopati do priloge.
Nasveti
-
Preberite glasovno beležko na glas, ko jo previdno popravite in uredite, preden jo razširite.
