Priprava in pisanje dobrih zapisnikov sestankov je spretnost, ki jo lahko vsakdo pridobi z malo priprave in pozornosti do podrobnosti. Nepristranski in pravilen zapis sestankov je pravna zahteva za številna podjetja. Ne glede na to, ali pišete zapisnik za poslovno, politično, socialno ali prostovoljno organizacijo, bodo zapisniki postali stalni del zgodovine organizacije. V mnogih primerih se zapisnik hrani več let, desetletij in včasih tudi stoletij.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Dnevni red
-
Seznam udeležencev
-
Tapec
-
Beležnica
Na sestanek pridite predčasno z dnevnim redom seje, seznamom udeležencev in opremo, potrebno za beleženje zapisnika. Izberite sedež blizu posrednika za sestanke. Sedenje v bližini pospeševalca srečanj vam omogoča, da bolje slišite in preprosto zahtevate pojasnila.
Vprašajte, ali lahko za snemanje zvočnega prepisa sestanka uporabite snemalnik. Če si zapiske zapisujete v računalnik, preverite, ali deluje pravilno, in uporabite papirnato beležnico in pisalne pripomočke, ki jih lahko uporabite kot varnostno kopijo v primeru, da računalnik ne uspe.
Zapišite datum in čas sklica sestanka. Zabeležite bistvo policijskih poročil in poročil odborov. Običajno se zapisniki sestankov priložijo popolnim poročilom. Zabeležite predloge, ko se pojavijo. Vključite, kdo je predstavil vsak predlog, kdo je oddal predlog in ali je bil predlog odobren, kar je znano kot "preneseno" ali ne. Če je točka dnevnega reda predložena - ni bila sprejeta na sestanku, ampak je bila prekinjena pozneje, je treba navesti, kdo je predstavil predlog za vložitev točke in kdo je vložil predlog. Zabeležite objave in datume nadaljnjih srečanj.
Poiščite ali ustvarite predlogo minut sestanka. Vaša organizacija morda že ima predlogo za sestanke. Če se to ne zgodi, lahko uporabite eno od številnih predlog za sestanke, ki so na voljo na spletu ali ustvarite lastno predlogo. Predloga potrebuje črto naslova, telesa in podpisa. Naslov vključuje ime organizacije ter datum, čas in kraj sestanka.
Ustvarite telo predloge s pomočjo dnevnega reda srečanja kot vodnika. V ta del vključite naslednje elemente: statistiko prisotnosti, potrditev zadnjega zapisnika seje, poročila uradnikov in odborov, stare posle, nove posle, obvestila in čas odloga.
Prepričajte se, da predlogi vsebujejo vrstice podpisov in datumske vrstice za sekretarja in organ, ki odobri.
Pripravite svoje minute s predlogo. Odstranite pretirane podrobnosti. Zabeležite, kaj je bilo odločeno, kdo bo ukrepal, kdaj bo to potrebno in kako bo organizacija vedela, kdaj bo ukrep zaključen. Ko dokončate prvi osnutek, pregledajte zvočni zapis sestanka, da zagotovite, da ste posneli vse potrebno. Nato uredite svoje minute.
Zapisnik je zapis ukrepov, ki jih organizacija sprejme. To ni zapis o vsem, kar je rečeno, kar je prepis. Naj bodo vaši minuti profesionalni. Ne vključujte svojega mnenja, presoje ali razlage. Navedki, kot so "vroča razprava" in "odlična pripomba", nimajo mesta v zapisnikih o strokovnem sestanku. Nikoli ne vključite predlogov, ki so bili umaknjeni.
Priložite uradnika in poročila odbora za zaključene minute. Naredite potrebno število kopij. Če je mogoče, razdelite minuto sestankov pred naslednjo sejo, da se lahko hitro dopolnijo in / ali popravijo.
Nasveti
-
Oglejte si udeležence na seznamu, ko pridejo na sestanek. Zabeležite dosežke in skrbi. Preverjanje imena je pravilno napisano. Hranite varnostno kopijo zapisnika. Ne bojte se prositi za pojasnilo.
