Natančno sestavljanje minut sestanka pomaga zagotoviti, da udeleženci ostanejo osredotočeni na dodeljene naloge, zmanjšajo napačno komunikacijo in izboljšajo učinkovitost naslednjih sestankov. Prednosti jasnih in celovitih zapisnikov sestankov pomenijo, da bi moral vsak lastnik podjetja, izvršilni organ ali drugi vodja, ki redno vodi srečanja, določiti smernice za zapisovanje zapisnikov. Te smernice bi morale zajemati, kaj se zgodi pred, med in po sestanku.
Pred sestankom
Ugotovite, kdo je zapisnik
Čeprav je navidezno slaba naloga, snemanje zapisnikov sestankov zahteva veliko pozornosti do podrobnosti. Posledica tega je, da ima udeleženec na minuto minimalno udeležbo na sestanku. To omogoča, da se večina energije osredotoči na zapisovanje bistvenih točk srečanja.
Nasveti
-
Podjetja pogosto uporabljajo pomožne pomočnike ali recepcionarje, da vzamejo minuto, saj ti uslužbenci pogosto nimajo dejavne vloge na samem sestanku.
Uporabite standardiziran obrazec
Ustvarite svoj standardiziran zapisnik za sestanke, ki ga boste uporabljali med sestankom. Standardizacija pomaga tistemu, ki sprejme zapisnik, da ve, kje naj posreduje informacije in pomaga udeležencem, da pozneje preberejo dokument. Osnovne informacije morajo vključevati:
- Seznam udeležencev.
- Datum.
- Seznam tem za razpravo.
- Načrt ukrepov je bil določen za vsako temo.
- Tisti, ki so odgovorni za izvajanje teh ukrepov.
Med srečanjem
Izpolnite bistvene informacije
Preden se sestanek uradno začne, izpolnite bistvene informacije, kot so udeleženci in datum. To preprečuje nepotrebno zapravljanje časa med dejanskim srečanjem.
Samo pomembni podatki za snemanje
Zapisnik sestankov ne sme prepisati celotnega sestanka. Nasprotno, zapisniki sestankov zapisujejo pomembne naloge in navodila v poenostavljeni obliki. Zato morate zabeležiti informacije, kot so prenos pooblastil, roki zapadlosti, dodeljene naloge in vse druge na videz pomembne informacije. Zapisnik sestanka ne sme vsebovati splošnih razprav ali tangencialnih informacij.
Prosite za pojasnilo
Zapisnik mora natančno odražati najpomembnejše točke srečanja. Zahtevajte pojasnilo, če je katera koli informacija, o kateri se je razpravljalo na sestanku, nejasna. Nikoli ne ugani, ali tvegate netočne informacije ali opustitve. Ko prosimo za pojasnilo, vedno sledite protokolom sestankov. Nekatera srečanja imajo neformalen pristop, medtem ko drugi sprejemajo strukturirano Robertovo pravilo.
Glejte Pretekle minute
Trenutne minute, ki jih sestavite, se lahko nanašajo na pretekle minute. To zahteva, da pretekle zapisnike sestankov prenesete na novo srečanje, da bodo informacije na voljo vsem udeležencem.
Po srečanju
Zapisnik o pregledu
Preglejte zapisnike sestankov za tipografske napake ali nejasne stavke. Popravite jih, preden dokončate minute. Morebitne napake lahko povzročijo zmedo glede pomembnih nalog.
Pošlji udeležencem
Zapisnik o sestanku pošljite udeležencem srečanja v odobritev. To daje udeležencem priložnost, da postavljajo vprašanja ali popravljajo napake. Ob morebitnih spremembah obvestite vse udeležence.
Dokončaj in datoteko
Ko vsi udeleženci odobrijo zapisnik, podpišete zapisnik z datumom odobritve, ki je naveden ob podpisu. Nato zapiske shranite v računalnik ali v mapo z drugimi zapisniki. Vse zapisnike sestankov hranite skupaj, kar omogoča enostaven prevoz do prihodnjih sestankov in zagotavlja osrednjo lokacijo, če se kdo sklicuje na dokumente.
