Kličoči lahko pustite sporočila na vaši glasovni pošti iz različnih razlogov. Nekatera sporočila so lahko prijazni opomniki na pomembne poslovne informacije in stike. Stvari, ki jih boste povedali v sporočilu glasovne pošte, pa naj bo to osebna glasovna pošta ali poslovna glasovna pošta, bodo imeli pomembno vlogo pri tem, kakšne informacije dobite od klicateljev. Obstaja nekaj osnovnih informacij, ki jih morate vedno vključiti v glasovno pošto.
Odhodno sporočilo
Prva stvar, ki jo morate storiti pri zapustitvi odhodnega sporočila, je, da določite svoje ime, organizacijo in telefonsko številko. Druga stvar, ki jo morate storiti, je, da se obrnete na razpoložljivost. Na primer, morda boste želeli reči, da niste na voljo in dajte čas in dan, ko se boste vrnili. Na koncu podrobno opišite vrsto informacij, ki jih želite vrniti na glasovno pošto, kot so ime, podjetje, številka in morda sporočilo. Tipična odhodna glasovna pošta lahko zveni tako: »Jaz sem Bob Smith s Sampson, Inc. na 555-555-5555. Danes ne bom na voljo do 4. ure, vendar prosim pustite svoje ime, podjetje in številko, vaš telefonski klic pa bom takoj vrnil. Hvala. ”Ne pozabite, da ste kratki in dajte jasna, jedrnata navodila klicatelju.
Izogibajte se težavam
Kličoči lahko včasih pokličejo napačne številke. Če v odhodnem sporočilu ne navedete svojega imena, organizacije in telefonske številke, lahko pogosto prejemate sporočila, ki niso namenjena vam. Z navedbo teh informacij se prepričajte, da kličoči ve, da so dosegli pravo osebo ali klicali pravilno številko. Lahko ali ne želite spodbuditi klicatelja, da pusti sporočilo. Če jih ne spodbujate, naj zapustijo sporočilo, vam bo težko presoditi pomembnost telefonskega klica. Če prejmete več sporočil z glasovno pošto, so ta sporočila pomembna za določitev, kaj telefonske klice takoj vrnejo in kako se pripraviti na povratni klic. Če spodbujate sporočila, morate pozvati klicatelja, naj bo kratek ali pa povzame sporočilo. Glasovna sporočila z dolgimi pojasnili sporočil lahko postanejo okorna ali pa niso potrebna, zato zapravljate čas.
Dodaj e-pošto, družabne medije
Ker se v družabnih omrežjih posreduje toliko informacij, bi morali razmisliti o dodajanju spletnih kontaktnih podatkov v odhodno sporočilo. Izziv pri zapuščanju stikov v družabnih medijih je, da kličoči razume, kje ga mora zapustiti. Morda boste morali povedati svoje ime in ne domnevati, da kličoči ve. Če želite, da klicatelj pusti sporočilo na vašem e-poštnem naslovu, boste morda želeli reči: »Lahko pustite e-poštni naslov pri Bob Smithu pri Sampson dot com« ali »Lahko pustite sporočilo na bobsmithu na sampson dot com. ”Uporabite svojo najboljšo presojo, toda črkovajte svoje ime in ime vašega podjetja daje klicalcu najboljši strel pri pridobivanju pravilnih informacij. Ni dobro, če omenjate naslove URL, kot sta na primer Facebook ali Twitter, ker lahko to povzroči zmedo. Če menite, da so to najboljša mesta, da vam pustijo sporočila, recite v svojem odhodnem sporočilu: »Prav tako lahko pustite sporočilo na moji Facebook strani.«
