Ne glede na to, ali naročate pico, naročite nekaj iz televizijskega oglasa, avtomobilskih delov ali transportnega sistema, se postopek za sprejem naročila ne spremeni. Vljudnost in zbiranje vseh potrebnih informacij za izvedbo naročila zaključi transakcijo na profesionalen način in spodbuja zadovoljstvo strank. Postopek sprejemanja naročil lahko določi, ali stranka odda ponovitev naročila.
Ugotovite, kje ste in kje ste, ko odgovorite na telefon. Na primer, »ABC123 Company, to je Sally, kako vam lahko danes pomagam?« Nikoli ne jejte ali pijte, ko ste na telefonu in govorite jasno in počasi, da vas lahko stranka razume. Naj bo vaš glas na enakomerni ravni; če ste nagnjeni k glasnemu govoru, zavarujte to težnjo, ko telefonirate na delovnem mestu in ohranite prijazen ton v vašem glasu. Uporabite pravilno slovnico in se izogibajte slengu.
Vprašajte ime kličočega in ga uporabite med pogovorom. Ne kličite stranke po njenem imenu, razen če vam to naroči; uporabi njen uradni naslov. Nikoli ne zadržite stranke ali zvočnika, ne da bi prej vprašali za dovoljenje in čakali na njen odgovor.
Pozorno poslušajte stranko in si zapišite vse ustrezne informacije. Če je potrebno, ga prosite, naj ponovi. Ne zanašajte se na svoj spomin. Nikoli se ne obnašajte, kot da ste v naglici, najpomembnejša stranka je tista, ki je trenutno na telefonu. Naj bo vaš način potrpežljiv in koristen.
Poskrbite, da boste dobili vse potrebne informacije za oddajo naročila, vključno z natančno postavko, specifikacijami, velikostjo in drugimi ustreznimi informacijami. Bolje je, da imate več informacij, kot jih potrebujete, da bi naročilo pravilno postavili kot premalo. Vedno ponovite naročnikovo naročilo, da jo preveri. Prepričajte se, da je jasno, v kakšni ceni je predmet, da bi se izognili neprijetnemu presenečenju, ko prejme račun.
Vprašajte stranko o njegovi telefonski številki, da ga boste lahko poklicali nazaj, če boste imeli vprašanja o naročilu pozneje. Vedno končajte pogovor tako, da se zahvalite stranki za njegovo poslovanje. Počakajte, da najprej odložite telefon, da ne bo slišal zvoka telefona.
