Nekateri menijo, da jim je bila dodeljena naloga zapisovanja zapisnikov na sestanku.Vendar pa obvladovanje umetnosti sprejemanja učinkovitih zapisnikov sestankov ni samo koristno za udeležence, da razumejo vprašanja, razpravljajo in se dogovorijo za akcijske elemente, lahko pa pomaga tudi drugim, ki niso bili na mizi pri sprejemanju odločitev. Ne podcenjujte moči in učinkovitosti učenja, kako obvladati to pisno znanje.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Dnevni red srečanja
-
Seznam udeležencev
-
Pero ali svinčnik
-
Beležnica ali prenosni računalnik
-
Naprava za snemanje zvoka (neobvezno)
Zapisnike sestankov začnite na vrhu tako, da napišete ime sestanka, lokacijo, datum in čas, ko je potekal.
Navedite povabljene udeležence, ki so prisotni s svojim imenom, nazivom in oddelkom, ki ga zastopajo, skupaj s povabljenimi, vendar ne prisotnimi. Navedite tudi imena vseh povabljenih gostujočih govornikov ali predstaviteljev.
Ustvarite pododdelek za vsako točko dnevnega reda in si zapomnite, ko se razprava nanaša na to temo. Zapišite ključno razpravo in po možnosti navedite ime osebe, ki je povezana s ključnimi točkami.
Po razpravi o tej temi zapišite vse dogovorjene naslednje korake ali odločitve v zvezi s to točko dnevnega reda, da vključite priporočene ukrepe, ki jih je treba določiti, datum zapadlosti, odgovorne osebe ali oddelek za izvajanje itd. To je najbolj kritičen del zapisnika procesov, saj bodo vsi akcijski načrti s sestanka izhajali iz tega oddelka.
Vsa vprašanja ali točke za razpravo, ki so se pojavile, vendar niso bile rešene, jih dodajte v ločen del svojih minutnih strani z oznako »Nerešena vprašanja«. Udeleženci srečanja si jih lahko ogledajo pozneje, gostitelj srečanja pa se lahko nato odloči, kako bo najbolje rešil te elemente.
Na koncu zapisnika zapišite dogovorjeni datum, čas in lokacijo naslednjega sestanka skupaj z vsemi drugimi informacijami, ki jih morajo udeleženci poznati pri pripravi na naslednjo sejo.
Nazadnje poskrbite, da bodo vsi povabljeni udeleženci prisotni ali ne bodo prejeli kopije zapisnika. Dobro je, da poskusite in razdelite minute v 24 do 48 urah po sestanku. Na ta način, če je nekaj netočno ali je bil nekdo napačno označen, ga je mogoče popraviti, medtem ko je na mislih vsakega udeleženca sveže.
Nasveti
-
Pomembno je, da imate natančen seznam oseb, ki so prisotne, ker je morda kasneje pomembno vedeti, kdo je bil prisoten, in sodelovali pri sprejemanju ključnih odločitev na sestanku. Vedno si zapišite svoje ime in datum, ko ste zapisnik zapisali skupaj z datoteko ime poti, kjer je mogoče najti zapisnike, če je shranjen elektronsko v računalniku.
Opozorilo
V redu je, da vzamete stenografijo, vendar se ne trudite, da bi parafrazirali ali vstavili svoje besede, komentarje ali mnenja o tem, kaj mislite, da je nekdo rekel, čutil ali mislil - napišite zapisnik, kot ga je oseba izjavila.
