Snemanje predlogov na sestankih je bistven del procesa upravljanja vsake organizacije. Naloga je lahko dolgočasna, vendar ključna. Sekretar sestanka mora prepoznati, da ni pomembno beležiti vse, kar je bilo povedano, ampak le tisto, kar je bilo na sestanku izvedeno ali odločeno. Predlogi so še posebej pomembni, ker zagotavljajo trdne temelje za poznejše ukrepanje in celo ljudje, ki so se udeležili sestanka, se bodo morali vrniti in se posvetovati z zapisniki, da se bodo točno spomnili, kaj so se dogovorili.
Zabeležite osnovne podatke, pomembne za sestanek, zlasti datum in imena udeležencev. Opazujte vsakogar, ki je bil odsoten, in prisotnost vsakogar, ki ima pooblastilo za zastopanje, ki zastopa te odsotne člane odbora.
Zabeležite standardne postopke odbora, ki lahko vključujejo elemente, kot so potrditev zapisnikov prejšnjega sestanka, uvodno sporočilo (opomba, ki je sporočilo poslala, ne vsebine sporočila) in tako naprej. Upoštevajte tudi, ali je bil to redni sestanek, ali pa je bila posebna seja, sklicana zaradi nekega nenavadnega namena, kot je nujna seja proračuna.
Označite začetek predloga tako, da vstavite besedo »MOTION« v velikih črkah ali jo podčrtate, sledi pa mu ime osebe, ki je predlagala predlog (na primer »MOTION by Pukovnik Mustard«).
Posnemite predlog natančno tako, kot je bilo navedeno. Predlog je lahko predstavljen v poševnem tisku. Če poteka razprava o natančnem besedilu predloga pred glasovanjem, ne zabeležite razprave, samo predstavite natančen jezik končne različice predloga (na primer "Predlog polkovnika Mustarda: odbor se odloči, da formalno obsojam profesorja Pluma, da grozi g. Greenu s svečnikom. ")
Zabeležite rezultate glasovanja. Odbori se lahko odločijo, da bodo zapisali, kako so glasovali vsi v odboru (da, ne, ne), število brez posameznih odločitev (sprejetih 5 do 3) ali samo rezultat (sprejet).
