Zapisniki sestankov zapisujejo ukrepe, ki so bili sprejeti med sestankom. Oblika sledi Robertovim pravilom reda in se uporablja za vse od kluba in poslovnih srečanj do vladnih srečanj. Za letne sestanke HOA (Združenja lastnikov stanovanj) so zapisniki o odločitvah in ukrepih odbora HOA. Sekretar odbora lahko z zapiski in snemanjem sestanka natančno zapiše zapisnik po sestanku. Mnenje je treba izpustiti iz zapisnika, da se dokument ohrani jedrnat in objektiven.
S programom sestankov ustvarite oris teme sestankov. Navedite teme in pustite prostor za beležke.
Na sestanku se vodi zapisnik o prisotnosti, predlogih, odločitvah in temah, ki so bile obravnavane na srečanju. Upoštevajte, kdo je rekel, kaj lahko pravilno pripišete. Snemalnik zvoka lahko uporabite, da ne boste ničesar zamudili. Vaše opombe morajo povzeti razpravo. Zapišite čas in datum sestanka ter končni čas sestanka.
Vnesite minute tako, da začnete z imenom HOA in imenom sestanka. Seznam, ki se je udeležil in kdo je bil odsoten. Navedite člane odbora po naslovu in imenu. Zabeležite čas in datum sestanka.
Navedite teme, da so bile obravnavane, in vključite vse predloge, glasove in odločitve, sprejete za vsako temo. Navedite vsa predstavljena dejstva, pri čemer pustite mnenje in domnevo.
Priložite vsa poročila, predstavljena na sestanku. Navedite, da so bili predstavljeni v zapisniku.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Beležnica
-
Svinčnik
-
Snemalnik zvoka (izbirno)
-
Računalnik
-
Dnevni red srečanja
