Dokumentacija procesa jasno opisuje ključne naloge, ki se izvajajo v podjetju. Odpravljajo zmedo med zaposlenimi in vse člane podjetja postavljajo na isto stran. Dokument procesa opredeljuje, kakšni so trenutni procesi v podjetju. Z opredelitvijo trenutnih praks pogosto odkrijete pomanjkljivosti v sedanjem sistemu in vidite možnosti za izboljšave. Procesna dokumentacija omogoča podjetju hitrejše prilagajanje spreminjajočim se poslovnim potrebam. Jasno opisovanje trenutnih funkcij vašega podjetja bo podjetju omogočilo, da napreduje naprej.
Določite obseg dokumenta. Dokumentirate lahko vsak proces znotraj podjetja ali v večjih podjetjih, osredotočite se na en sklop procesov. Velika korporacija bi lahko na primer želela začeti le z računovodskimi funkcijami, namesto da bi dokumentirala celotno delovanje organizacije.
Pripravite vizualno predstavitev procesov na eni strani. Vključite matrico uporabnosti, oris kdo je odgovoren za vsako nalogo ali diagram poteka procesa. Diagram poteka procesa je predstavitev različnih korakov za dokončanje procesa na visoki ravni in način poteka korakov skozi organizacijo. Na primer, različni koraki plačevanja računa so lahko opisani z diagramom poteka procesa.
Razložite vpliv, ki ga ima proces na izdelke in storitve. Podrobno opišite učinke običajnih operacij in učinke, ki bi jih povzročil neuspeh v procesu. Na primer, če bodo računi izgubljeni in ne bodo plačani, bo dobavitelj zavrnil pošiljanje naslednjega naročila.
Določite vloge v procesu. Opredelite vloge glede na njihovo delovno funkcijo in ne posameznika. Na primer, plačniki, ki plačujejo račune, obdelajo račune in jih vnesejo v sistem za plačilo. Upravljavec odobri račune in odobri plačilo.
Opišite vse računalniške sisteme in programsko opremo, ki se uporablja v procesu. Jasno opredelite vsak sistem, njegov namen in njegovo funkcionalnost.
Dokumentirajte postopek od začetka do konca. Uporabite diagram poteka procesa kot vodilo za oblikovanje besedila. Vključite čim več podrobnosti, odvisno od obsega, ki ste ga izbrali za vključitev v dokument. Uporabite imena vlog za dodelitev odgovornosti namesto posameznih imen.
Vključite razdelek za izjeme. Dokumentirajte, kaj se zgodi, ko ne sledite normalnemu toku procesa. Na primer, ko računalniški sistemi ne delujejo, se za obdelavo računov uvede računovodski sistem na papirju.
Preglejte dokument procesa z vsemi stranmi, na katere so vplivali. Prepričajte se, da se vsi strinjajo glede procesov.
