"Tribal Knowledge" je definiran kot katera koli nepisana informacija, ki jo vaše podjetje, skupina, skupina ali pleme uporablja za doseganje svojih ciljev. Problem s plemenskim znanjem je, ko izgubite ključne člane plemena, znanje z njimi izgine. Ko dokumentirate postopke ali procese svojega podjetja, lahko zaščitite to znanje in hitro povežete nove člane. Razumevanje potrebe po dokumentiranju "plemenskega znanja" je pomemben element pri ustvarjanju teh dokumentov.
Določite svoje rezultate
Ustvarite "izjavo o obsegu" tako, da napišete preprosto izjavo, ki identificira vse, kar bo vključeno v ta dokumentacijski projekt. Jasno opredelite poseben proces, ki bo dokumentiran. Navedite, ali dokumentacija procesa odraža, kako proces dejansko deluje danes, ali opredeljuje, kako naj bi proces deloval v prihodnosti.
Ustvarite "lastniško matrico", ki prikazuje, kdo je lastnik procesa ali kdo ima v lasti katere dele procesa. Ta matrika je lahko enostavna kot organizacijska shema ali diagram poteka, ki jasno opredeljuje lastnike in kontaktne podatke lastnikov.
Opredelite specifične izdelke ali storitve, ki se dokumentirajo. To je običajno seznam, ki vključuje vse ali ustrezne informacije, kot so številka modela, številka dela in opis.
Opišite vloge tistih, ki so vključeni v proces. Navedite jasno razlago glede na naziv delovnega mesta in ne posameznih zmožnosti. Pojasnite, kaj ta položaj počne in kako se prilega v proces. To je lahko en sam dokument, v katerem je naveden naslov in opis opravila ali celoten opis delovnega mesta za vsako ključno pozicijo v procesu, ki se dokumentira.
Dokumentirajte vsak korak procesa, od začetka do konca, tako da ustvarite diagram ali diagram "Procesni tok". Običajno se ustvari diagram poteka na visoki ravni, ki prikazuje glavne korake postopka in nizko-tokovni diagram dokumentira korake postopka, ki so podrejeni vsakemu od glavnih korakov.
Ustvarite ustrezno dokumentacijo "Politike in postopki" za vsak korak postopka. Ko boste raziskali proces z intervjuji in raziskavami, se bodo pojavile te politike in postopki. Hranite podrobne zapiske, ki bodo služili kot osnova za oblikovanje teh dokumentov o politiki in postopkih.
V svoje rezultate vključite dokument, ki vsebuje razlago notranjega postopka »Upravljanje dokumentov«. Ta dokument mora pojasniti, kako se dokumenti podjetja pregledujejo in odobravajo ter distribuirajo in arhivirajo v podjetju.
Ustvarite dokumente
Popis obstoječih dokumentov za pridobitev jasnega razumevanja tega, kar je trenutno v veljavi. Ni vam treba ponovno odkrivati kolesa z ustvarjanjem novih dokumentov, če so iste informacije zajete v obstoječih dokumentih. Ugotovite, kateri od teh dokumentov so uporabni in jih je mogoče graditi, in kateri dokumenti so zastareli. S končanim inventarjem obstoječih dokumentov boste vedeli, kateri dokumenti manjkajo in jih je treba ustvariti. Ustvarite celoten seznam dokumentov, ki prikazujejo stanje vsakega dokumenta kot obstoječega, zastarelega ali novega. Pred začetkom prvega srečanja z najvišjim vodilnim delavcem naj bo ta "inventar" v roki.
Ustvarite "Matrico lastništva" tako, da pregledate vse, kar je že na voljo, kot so obstoječi organizacijski grafikoni in imeniki podjetij. Pred začetkom prvega srečanja z najvišjim vodilnim delavcem naj bo ta "lastniška matrica" v roki.
Spoznajte najvišjega vodjo in si oglejte "inventar" in "matrika lastništva". Cilj tega srečanja ni le pridobiti vrhunskega vodjo, da preveri vaše raziskave, ampak ga odobri in se strinja z vašim načrtom. Bodite pripravljeni na to srečanje in ne zapravljajte časa vodje.
Spoznajte vsakega vodje oddelka, potem ko ste izvedli vse spremembe upravitelja, ki se nanašajo na svoj oglasni prostor in matrico lastništva. Cilj teh sestankov vodje oddelka je, da ta vodja oddelka poskrbi za hitre informacije o tem, kaj počnete, in sproži razprave o vlogi vsakega vodje oddelka in o korakih v procesu, ki jih imajo. Vzemite podrobne zapiske ali posnemite sestanek, da ne boste ničesar zamudili. Ko se boste pomikali naprej skozi te sestanke vodje oddelka, se bo proces pojavil in začel utrjevati.
Posodobite vse končne izsledke neprestano, ko prejmete nove ali natančnejše informacije od vsakega vodje oddelka. Po zadnjem sestanku vodje oddelka bi morali izpopolniti približno polovico rezultatov.
Srečajte se z ustreznimi nadzorniki, vrhunskimi obrtniki in drugimi, ki so vključeni v proces, da pojasnite, kaj se v resnici dogaja v tem koraku procesa. Te ljudi bodo med razgovorom identificirali njihovi vodje oddelka. Te praktične osebe so običajno bolj ozaveščene v postopnem, vsakodnevnem postopku na svojem področju odgovornosti kot njihov vodja oddelka. Spet sprejmite podrobne opombe in naredite vse, kar je mogoče, da se pripravite pred srečanjem s temi ljudmi, tako da boste čim bolj skrajšali čas, ki ga vzamete iz svojega napornega dneva.
Dokončajte svoj prvi osnutek vseh vaših dokumentov. To se imenuje prvi osnutek, vendar morajo biti ti dokumenti še vedno v celoti izpolnjeni na podlagi vseh informacij, ki ste jih do sedaj pridobili.
Podajte svoje prve osnutke dokumentov, ki so jasno označeni kot prvi osnutek, ustreznim vodjem oddelkov in podrejenim osebam, da jih pregledajo. Dajte jim čas, da v celoti pregledajo te dokumente in jih prosijo, da spremenijo morebitne spremembe.
Začnite drugi krog individualnih sestankov z istimi vodji oddelkov in podrejenimi, da pregledate vse rdeče črte in pripravite končni osnutek teh dokumentov.
Izpolnite vse revizije rdeče črte. Bodite pozorni na spremembe v enem koraku, ki lahko vplivajo na prejšnji ali naslednji korak, in ustrezno spremenite te dokumente, postopke ali korake toka. Predložite ta končni osnutek ustreznim vodjem oddelkov in podrejenim za končni pregled.Celoten končni osnutek pošljete sočasno najvišjemu vodji za pregled najvišjega vodje.
Naredite končne revizije in predložite popravljene dokumente nazaj pobudniku za končno odobritev. Pred končno odobritvijo lahko pride do številnih popravkov. Vsak podrejeni in vodja oddelka potrebuje popolno odobritev dokumentov ali delov dokumentov, ki se neposredno nanašajo na njihovo področje odgovornosti. Vendar se vaša dokumentacija ne šteje za odobreno, dokler je najvišji upravitelj ni pregledal in odobril.
Nasveti
-
Intervjuji so lahko občutljivi, saj prekinjate delovni dan nekoga. Bodite pripravljeni na te razgovore tako, da boste imeli na voljo ustrezen material, kot je diagram poteka procesa ali drugi dokumenti, ki bodo pomagali pri napredovanju intervjuja. Bodite prijazni in vedno ravnajte z vsemi z enakim dostojanstvom in spoštovanjem, ki jih pričakujete sami. Bodite učinkoviti in intervju osredotočite na specifični cilj srečanja.
