Razpisna dokumentacija je ponudba za dobavo proizvodov ali storitev ali izvedba dela po določeni ceni in pod navedenimi pogoji. Če dobavljate izdelke drugim podjetjem ali javnemu sektorju, je postopek predložitve ponudbe v konkurenci z drugimi podjetji pogost. V bistvu je razpisna dokumentacija pismo, v katerem je pojasnjeno, kako bi izpolnili pričakovanja strank in zakaj ste najboljši. S pisanjem razpisa lahko izostrite svoje cilje, prednosti in slabosti ter povečate svoj profil s stranko.
Zahtevane informacije
Razpisna dokumentacija obravnava več pričakovanj potencialne stranke, začenši z namenom vaše ponudbe. Morate pojasniti svoje poverilnice in opisati pretekle izkušnje. Študija primera uspešnega dela, opravljenega za drugo stranko, je navadno prepričljiva. Pojasnite, kako boste ponudili storitev ali izdelek, artikulirali procese vašega podjetja ter človeške in tehnične vire, potrebne za izvedbo. Navedite časovni okvir rezultatov in opišite, kako bo projekt upravljan. Opredelite tveganja ali potencialna vprašanja, ki bi lahko zavirala ali ovirala izvajanje. Podrobno opišite svojo cenovno strukturo in pomisleke glede naknadne oskrbe. Potencialne stranke želijo vedeti tudi o spretnostih in izkušnjah vaše ekipe. Nazadnje sestavite spremno pismo, ki povzema točko razpisa in njegovo strukturo.
Odziv ekipe
Ko veste, kaj se pričakuje na razpisu, organizirajte skupino, ki bo obravnavala različne oddelke in vodila postopek pisanja. V nekem smislu pišete zgoščeni poslovni načrt za določen izdelek ali storitev. Ugotovite, kdo je odgovoren za raziskovanje in zbiranje zahtevanih informacij. Nekdo mora uskladiti različne materiale, ki vam bodo pomagali sestaviti razpisno dokumentacijo. Če je karkoli v zvezi z razpisom nejasno, se obrnite na stranko ali se srečajte s stranko in postavite vprašanja. Na splošno bi si stranke želele le, da prispevajo ideje k vašemu procesu odzivanja na njihove potrebe.
Načrtujte in pišite za zmago
Poznavanje načinov, s katerimi se lahko ločite od konkurentov, vam lahko pomaga pri pisanju zmagovalne razpisne dokumentacije. Razmislite o novih idejah, da bi odpravili pomisleke potencialne stranke o izdelkih in storitvah, ki jih nudite. Če skrbi vzdrževanje izdelka, poiščite rešitev, ki obravnava to skrb. Na splošno stranke želijo vrednost za svoj denar, tako da cene niso edini dejavnik, ki odhaja s poslovanjem. Ugotovite, kaj lahko ponudite, da vaši konkurenti ne morejo, kot so izboljšanje storitev, manjša tveganja, večja zanesljivost ali boljša kakovost. Poleg obravnavanja tega, kar stranka želi, prispevajo koristno idejo.
Nasveti za sestavo
Slabo napisan in predstavljen dokument lahko prepreči celo najboljše razpise. Poskrbite, da bo dokument poslovno podoben, z uporabo kratkih in strogih stavkov. Označevanje točk in glave lahko pomagajo segmentirati dokument. Prepričajte se, da so bili vsi elementi dokumenta, kot so povzetki članov skupine, standardizirani. Pisava mora biti med celotnim razpisom enotna. Urejevalnik naj pregleda in revidira dokument, nato pa prinese korektorja, da se prebere za tipkarske napake in opustitve. Vključite kazalo vsebine, da bo bralec lahko listal dokument in z lahkoto našel določene odseke.
