Dobro vzdrževan sistem arhiviranja omogoča hitro dostopanje do pomembnih informacij in prihranek denarja podjetja s prihrankom časa. Podjetja, šole, vladne agencije in celo vsakdanji ljudje uporabljajo zbirke podatkov, da ohranijo svoje zadeve organizirane. Izbirate lahko med štirimi različnimi vrstami zbirnih sistemov za vašo pisarno. Vsaka ponuja svoje prednosti in slabosti.
Sistem abecednega arhiviranja
V abecedni zbirki dokumentov uredite zapise po imenu - ime osebe, podjetja ali subjekta - v skladu s črkami abecede. Uporabite to zbirko podatkov z dvema različnima metodama. Aktualna abecedna zbirka podatkov, znana tudi kot slovarski sistem, posamično zapisuje posamezne zapise. Ti sistemi za arhiviranje dobro delujejo pri shranjevanju majhnega števila zapisov, manj kot 5.000 datotek, po podatkih podjetja Ancom.
Ta sistem se izkaže za problematičnega, če imate veliko strank ali strank, ki imajo isto ime. Uporabite geografski sistem - imenovan tudi enciklopedija ali tajni sistem - za organizacijo večjih količin zapisov. V tem sistemu združite predmete v široke kategorije glede na lokacijo, kot je mesto, okrožje ali država. Kategorije in datoteke v vsaki kategoriji so razvrščene po abecedi.
Numerični sistem arhiviranja
Ko uporabljate številčno zbirko, dodelite številke vsaki datoteki in jih razvrstite po vrstnem redu. Datoteke za osebe z istim imenom ne bodo imele podvojenih naslovov kot pri abecednem sistemu. Ta sistem ponuja tudi boljšo zaupnost datotek, saj na datotekah niso prikazana imena in dobro delujejo pri obdelavi velike količine datotek. Namesto dodeljevanja datotek uporabite kronološki sistem, ki postavlja datoteke po vrstnem redu glede na datum.
Sistem za arhiviranje terminalskih številk
Pri uporabi vnosa števk terminalov dodelite številke datotek v zaporedju, vendar jih zapišite v skladu z zadnjima dvema števkama. Ancom navede primere iskanja datoteke, oštevilčene s 17234. Najprej pojdite na 34 odsek zbirke podatkov, nato poiščite 72 območje tega oddelka in na koncu poiščite datoteko 1. Ta sistem deluje dobro, če ima več kot 10.000 datotek.
Alfanumerični sistem arhiviranja
Za urejanje datotek v alfanumeričnem zbirnem sistemu uporabite črke in številke. Na primer, uporabite dve črki, da označite stanje, v katerem stranka živi, čemur sledi številka, ki označuje njegovo številko računa. To omogoča lažje presorting, ko je treba izvleči veliko količino datotek iz iste lokacije.
