Sistemi arhiviranja ponujajo prednosti in slabosti pisarniških nastavitev. Večina podjetij uporablja tradicionalne zbirke, kjer se dokumenti v papirni obliki vložijo v omare. Najpogostejši tip zbirke podatkov, ki se uporablja, je abecedni sistem.
Namen
Sistemi arhiviranja se uporabljajo za vodenje dokumentov in njihovo enostavno iskanje za zaposlene. Vzpostavljen je sistem arhiviranja in zaposleni sledijo sistemu, ki se uporablja.
Prednosti
Abecedni zbirni sistemi so ena vrsta sistema, ki se z lahkoto uči in uči. Dokumenti se vnašajo po abecednem vrstnem redu po imenu dobavitelja. Vsak zaposleni lahko najde potreben dokument, dokler je ime prodajalca znano.
Slabosti
Pomanjkljivost tega sistema je, da so dokumenti zaradi črk pogosto napačni. Še ena pomanjkljivost je, da so dokumenti težko najti, če je pod imenom prodajalca vneseno ime v primerjavi s priimkom. Spremembe imen v podjetjih morda niso pravilno zabeležene, kar povzroča tudi zamenjavo s tem sistemom.
