Obstajajo primeri, ko morate spremeniti opis delovnega mesta zaposlenega ali ko morate zaposlenemu dodeliti določeno delovno nalogo za poseben projekt ali za končno obdobje, kot je počitniško obdobje drugega zaposlenega ali dopust. Ne glede na okoliščine je komunikacija pomemben element pri dodeljevanju dela. Komunikacija lahko pomeni razliko med odlično uspešnostjo in nepopolnim delom.
Določite razloge za dodelitev dela svojim zaposlenim. Postopek dodeljevanja dela je drugačen za preoblikovanje opisa delovnega mesta kot za dodeljevanje nalog za skupinski projekt. Preoblikovanje opisa delovnega mesta je relativno preprosto, ker imate prazno platno, s katerega lahko začnete dodeljevati naloge. Na primer, če morate dodeliti delo izvršilnemu pomočniku, izvedite raziskave o značilnih dolžnostih pomočnika višjega vodstva. Po drugi strani pa, če vaša ekipa dela na določenem projektu, ugotovite, katere naloge so del celotnega projekta in določite razpoložljive vire zaposlenih.
Navedite spretnosti, izkušnje in zmožnosti zaposlenih. Poleg tega vprašajte zaposlene o njihovih prejšnjih delovnih izkušnjah in poklicnih interesih. Po besedah Women's Media je delegiranje dejansko zahtevalo pozornost do znanja in spretnosti zaposlenih. Navaja: "Poskrbite, da boste delegirali nekoga, ki lahko uspešno opravi nalogo." To je vaša priložnost, da motivirate zaposlene, ki želijo pokazati svoje sposobnosti in izboljšati svojo vrednost organizaciji.
Izdelajte seznam nalog. Uporabite svoj pregled življenjepisov, aplikacij in prispevkov zaposlenih, da ugotovite, kdo ima potrebno znanje za opravljanje dela. Če imate dva ali več zaposlenih, ki so enako usposobljeni in imajo interes za opravljanje istega dela, si izmislite način za delitev odgovornosti, tako da en zaposleni ni prednost pred drugim.Če obstajajo le majhne razlike v kvalifikacijah zaposlenih, razmislite o tem, da bi ga dodelili najbolj kvalificiranemu delavcu in določili nadomestnega delavca, če en sam zaposleni ne more dokončati naloge.
Razviti način komuniciranja, ki pojasnjuje dodeljeno delo, potrebne kvalifikacije in pričakovanja. To je najpomembnejši korak pri določanju delovnih nalog, zato mora biti vaša komunikacija jasna in mora obravnavati vsak element dela. Pričakovani rezultati in delovna pričakovanja so del vaših standardov uspešnosti. Standardi učinkovitosti so meritve, ki jih uporabljate za ocenjevanje uspešnosti. Vzorec uspešnosti za dodeljeno delo je lahko "Uporabite Microsoft Access za vnos 100 zapisov prodaje na teden z vsaj 98-odstotno natančnostjo." Z uporabo tega primera dodelite novo nalogo in določite standard uspešnosti, ki ga boste vključili v ocenjevanje uspešnosti zaposlenega.
Pogovorite se o novi nalogi z zaposlenim. Bodite pripravljeni odgovoriti na vprašanja o tem, kako opraviti nalogo, roke in komu naj zaposleni posredujejo kakršna koli vprašanja o nalogi. To je del vaše komunikacijske metode. Morate biti sposobni v celoti razložiti nalogo, zakaj je pomembna za organizacijo, kakšne spretnosti so potrebne in kako ima zaposleni koristi od prevzema nove naloge. Zaposleni, ki se zanimajo za razvoj poklicne poti ali izboljšanje veščin, se zanima za to, kako bodo imeli koristi od sprejemanja novih odgovornosti.
