Vsako srečanje ali projekt je uspešnejši, če so naloge dodeljene med sestankom in končane zunaj sestanka. Sledite preprosti formuli 3W (Kaj, Kdo in Kdaj) za srečevanje ukrepov, možnosti za produktivno delo, opravljeno zunaj časa sestanka in na čas, se povečajo. Ustrezna dodelitev ukrepov lahko zmanjša težave, povezane z nadaljnjim izvajanjem. Dobra naloga bo pomagala pri preizkušanju dobrih idej in rešitev problemov ter pri izvajanju vseh odločitev, ki so bile sprejete na sestanku.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Papirna ali označevalna deska
-
Peresnik oz
Pred zaključkom sestanka preverite vse ukrepe, ki so bili ugotovljeni med sestankom, in ugotovite, ali so potrebne tudi dodatne naloge. Začnite s tem, kaj so dejanja. Vprašajte skupino "Kakšna so dejanja, ki jih moramo narediti, da bi dosegli odlične rezultate projekta?" To skupini pomaga razumeti, kaj je treba storiti in zakaj je pomembno za projekt ali skupino. Z besedilom akcijske točke se prepričajte, da uporabljate glagole in bodite pripravljeni podati nekaj podrobnosti o tem, kaj je dejansko potrebno za pravilno izvedbo ukrepa.
Nato se premaknite k SZO, ki bo izvedla vsako dejanje z vprašanjem skupine "Kdo so najboljši ljudje za te ukrepe?" Vsak ukrep je treba dati nekomu ali pa ga ne bo. Kdo je ekipa ali član projekta, ki se strinja, da je odgovoren in odgovoren za vse dejavnosti, ki so potrebne za izvedbo dodeljenega ukrepa. Ukrep se lahko dodeli najbolj kvalificirani osebi ali podskupini ali pa se nekdo na sestanku lahko prostovoljno odloči za to. Če je dejanje dodeljeno nekomu zunaj sestanka, mora biti nekdo na sestanku odgovoren za razlago dodeljenega ukrepa osebi, ki ni na sestanku.
Naredite KDAJ del, preden se premaknete z dejanj, in na prekinitev sestanka. Vprašajte skupino "Kdaj bodo ta dejanja potrebna, da bomo lahko svoje projekte zaključili pravočasno?" Rok za vsako dejanje mora biti dejanski koledarski datum, ko je treba dokončati dejanje za ekipo ali projekt, da opravi svoje delo. To nikoli ne bi smeli pustiti prazno ali pisati kot ASAP, ker datum zagotavlja, da je nekdo odgovoren za pravočasno ukrepanje. Z dodelitvijo datuma bo oseba, ki bo ukrepala, lahko določila novo nalogo z drugim delom in ugotovila, ali obstaja utemeljen razlog, zakaj dejanja morda ne bodo dokončana do želenega datuma skupine, pozen.
Po srečanju postavite ukrepe 3W v zapisnike sestankov in jih razdelite vsem, ki so se udeležili sestanka ali ki so prejeli dejanje. To dokumentira vsa dejanja in kdo je odgovoren, kakor tudi, kdaj je treba ukrepati.
Nasveti
-
Če bo potekalo nadaljnje srečanje, bodo v času, ko bo opomnik poslan za to srečanje, vključeni vsi ukrepi, ki bodo nastali do tega datuma, kot tudi običajni podatki o sestanku.
