Avtor in kolumnist Harvey MacKay je nekoč dejal: »Če ne boste načrtovali, potem načrtujete propad.« To ni bolj resnično kot pri projektnem vodenju. Uspešen vodja projekta mora biti sposoben žonglirati z veliko žogicami, medtem ko se ukvarja z raznoliko ekipo ljudi, strateško načrtovanje, ocenjevanje in merjenje pa je v središču vsega. Če sestavite natančen načrt, jasno sporočite svoji ekipi in merite napredek na poti, je pot do uspešnega projekta skoraj gotova.
Določite svoje cilje. Preden lahko začnete voditi kateri koli projekt, morate tesno sodelovati z vašo stranko, da se prepričate, da ste na isti strani, ko pride do tistega, kar se pričakuje od končnega rezultata, in da so pričakovanja stranke razumna. Ustvarite dokument o definiciji projekta, ki vsebuje pregled gornje točke, navedite dogovorjene cilje in vključuje obseg projekta, vse predpostavke in tveganja, kako nameravate pristopiti k projektu, kateri deli vaše organizacije bodo sčasoma delali na projektu in ocenjeni stroški ter ocene trajanja. Ne začnite projekta, če tega dokumenta ne podpišejo sponzorji ali stranke in kateri koli ključni deležniki.
Načrtujte, načrtujte in načrtujte še več. Jack Gido in James Clements, avtorji projekta »Uspešno vodenje projektov«, pravijo, da »je za uspešen zaključek vsakega projekta ključnega pomena čas za razvoj dobro premišljenega načrta pred začetkom projekta«. tako, da projekt razčlenimo v niz manjših žlic in identificiramo naloge znotraj vsakega. V načrtovanje vključite jasne mejnike, ki vam bodo pomagali oceniti, ali ste na poti ali ne, ko projekt napreduje. Vključite stroške, ki jih boste imeli na vsakem koraku, in ocenjene delovne ure za vsako nalogo.
Sestavite ekipo, ki bo delala na projektu, na podlagi delovnih ur in potrebnih veščin, ki ste jih ugotovili med procesom načrtovanja. Jasno sporočite splošne cilje, cilje, obseg in proračun ter njihove posamezne vloge v projektu. Zagotovite, da ima vsak član skupine proračun in sredstva za opravljeno delo. Uporabite tabele RACI po potrebi, tako da je jasno, kdo je odgovoren ali odgovoren za vsak mejnik, pa tudi, kdo so sodelavci in kdo mora biti obveščen o napredku.
Ustvarite urnik za redno komunikacijo z ekipo. Za dolgoročne projekte lahko zadostuje eno formalno sestanek na mesec, ki se premika na enkrat na teden, ko projekt napreduje. V zadnjem tednu projekta lahko ugotovite, da so potrebna dnevna srečanja. Bodite dostopni ves čas za vsakega člana ekipe, da odgovarja na vprašanja.
Pogosto merite napredek projekta. Vaša naloga je, da projekt dokončate pravočasno, v okviru proračuna in pričakovanja zainteresiranih strani. Številni projekti pa trpijo zaradi proračunskega nihanja in širjenja obsega. Jason Westland, avtor in izvršni direktor podjetja za upravljanje projektov Method123, pravi, da mora biti proračun projekta živ del projekta, ki ga redno pregledujete s skupino in ključnimi deležniki v celotnem življenjskem ciklu projekta. Če redno ocenjujete napredek in učinkovito komunicirate z vašo ekipo, boste lahko zgodaj prepoznali težave s proračunom in obsegom ter izvedli potrebne popravke.
