Vodenje srečanja ni vedno enostavno. Ljudje so zloglasni, ker ne marajo sestankov, jih preskočijo in ne upoštevajo, ko se udeležijo. Če boste morali voditi sestanek, boste izvedli več smiselnih korakov, ki bodo zagotovili sklep med vašimi udeleženci, da je bilo vaše srečanje vredno in učinkovito vodeno.
Razkrijete datum in čas sestanka vnaprej, tako da lahko udeleženci svoje urnike ohranijo jasno. Prav tako pošljite e-poštni opomnik dan prej. Nazadnje je koristna napoved na interkomu 15 minut prej. To zmanjšuje verjetnost, da bi se kdo pozabil udeležiti.
Začnite pravočasno. To kaže spoštovanje do točnih ljudi. Potrdite, da so zamudili s kimanjem, če sploh. Na sestanku ni treba omenjati zakasnitve.
Vnaprej uredite svojo tehnologijo in zagotovite, da je vse v delovnem stanju. Nič ni slabše za udeležence kot za gledanje, kako se borite s svojim prenosnim računalnikom za 15 minut.
Imejte dnevni red, naj bo čim krajši in ga držite. Email agendo vnaprej, tako da udeleženci lahko razmišljajo o tem. Na sestanku, če nekdo odide z dnevnega reda, recite: "Razmislimo o tem, da bi to skrb vzeli na dnevni red naslednjega srečanja."
Poskrbite, da je namen vašega sestanka zelo jasen. Dnevni red bi moral pomagati pri tem, vendar morate dodatno pojasniti. Poskrbite, da se razume, ali je vaš namen rešiti problem, razpravljati o možnostih ali izvajati usposabljanje. Poskrbite, da bodo vsi točno vedeli, zakaj so prisotni.
Ne pozabite, da se ljudje učijo na različne načine. Uporabite različne medije - vizualne, zvočne in celo fizične dejavnosti - za posredovanje vaših točk.
Prosite ljudi, naj zapišejo vse dodatne ideje, ki so jih imeli v zvezi s temo, in jih pustite v nizu na poti na koncu srečanja. Kasneje vsakemu udeležencu zagotovite tiskano kopijo zapisnikov sestanka ali namesto tega e-pošto.
Nasveti
-
Če bo sestanek daljši od 30 minut, razmislite o postavitvi čokolade na mize za udeležence.
Opozorilo
Izogibajte se temi. To je eden od glavnih razlogov, da se ljudje čutijo, da so sestanki izguba časa.
