Predsedovanje sestanku lahko povzroči ali prekine vaš dvig na vrh podjetja ali raven spoštovanja kot izvršilni organ. Predsedovanje sestanku ni nujno stresno, lahko je zabavno. Na naslednjem srečanju, ki ga usmerjate, je možno nemoteno jadranje.
Pred sestankom pošljite elektronsko pošto in določite želeni program in teme, ki bodo zajete. Bodite podrobni in natančni o tem, kako dolgo bo trajalo srečanje in kje bo potekalo.
Pridite na sestanek 10 minut, preden se to zgodi drugim udeležencem. Vzemite si čas in pripravite vse potrebne dokumente, si priskrbite skodelico kave (ali drugo pijačo, da ne boste izsušili vratu, kot govorite) in se postavite na sprednji del prostora.
Pozdravite vse, ko vstopijo v sobo, se rokujejo in vzpostavijo stik z očmi. Če je to potrebno, jih usmerite na dodeljene sedeže.
Določite nekoga, ki bo zapisoval zapisnik ali zapisnik sestanka.
Srečanje odprite s hitrim uvodom, ki stoji na sprednji strani mize, pisarne ali sejne sobe, v kateri poteka srečanje. Pojdite na zapisnik prejšnjega sestanka in prosite za odobritev. Ko imate to odobritev, se pred nadaljevanjem lotite vprašanj o dnevnem redu tega dne.
Začnite dialog ali informacijo o prvi temi podjetja. Dovolite drugim, da se odzovejo, dodajo in razpravljajo. Če ljudje govorijo izčrpno, jih prosite, da spoštujejo druge v sobi in počakajo, da verbalno prikažejo svojo točko.
Ostanite pod nadzorom. Ko se ljudje izognejo tej temi, lepo, a silovito, da se vsi vrnejo k osrednjemu vprašanju. Če dovolite, da se pogovor zaloti, se bo to odrazilo na vašo sposobnost vodenja sestanka.
Ob zaključku srečanja vstanite in se zahvalite vsem, ki ste prišli. Spomnite jih tudi na vse naloge, ki so jih opravile. Po možnosti se pretresite, ko ljudje zapustijo sestanek.
