Popolna skladnost s predpisi vaše družbe pomeni, da morate voditi sestanke upravnih odborov, kot to določajo ti zakoni. Člani imajo nadzor nad ukrepi, ki jih odbor sprejme na teh srečanjih, vendar imajo veliko manj govora o nadaljevanju srečanj. Zapisniki sestankov, ki jih sodišča razumejo kot pravne dokumente, so tako pomembni, da, kot je dejal poslovni svetovalec Carter McNamara, „… če ni v zapisniku, se to ni zgodilo.“
Ugotovite, kaj se zgodi na tipičnem sestanku upravnega odbora, tako da pregledate vzorec dnevnega reda pri pomoči za upravljanje. Prilagodite ta program, da bo ustrezal kulturi in namenu vašega podjetja. (http://managementhelp.org/boards/minutes.htm)
Določite nekoga, običajno tajnika uprave, da sprejme zapisnik sestanka. Zapisnik mora vsebovati informacije, ki jih je priporočil McNamara: ime podjetja, datum in čas sestanka, ki je sklical sestanek za naročilo, udeležence, vložene predloge, navzkrižje interesov, ki udeležencu preprečujejo glasovanje, vzdržani glasovi in podani razlogi, ko sestanek se je končal in kdo je pripravil zapisnik.
Odločite se, ali je navzoča sklepčnost - najmanj članov, potrebnih za ukrepanje. Kot navaja čikaški odvetniški odbor za državljanske pravice v skladu s pravnim priročnikom, preverite podzakonske akte in ugotovite, koliko članov je potrebnih za sklepčnost. V večini korporacij bo naredila navadna večina. Na primer, odbor z desetimi člani bi imel sklepčnost, če bi jih bilo šest.
Naj predsednik odbora pokliče sestanek po naročilu, kot v vzorčnih minutah iz pomoči za upravljanje. Sekretar mora prisostvovati tako, da pokliče imena članov upravnega odbora, ki se odzovejo glasno, če so prisotni.
Vprašajte, ali so člani odbora pregledali zapisnike prejšnjega sestanka in ali so predlagane spremembe. Nato vprašajte druge člane, ali se strinjajo s spremembami. Opomba sporazum in nesoglasje.Nato glasujte o tem, ali je treba sprejeti spremembe. Če večina glasuje za, razglasi, da bodo spremembe narejene in poslane vsem članom v odobritev na naslednji seji.
Prosite predsednike odborov, da poročajo o dogodkih od zadnjega srečanja. Opazite, kako se vzorec, ki ga je McNamara navedel, nanaša na člane, ki opisujejo sestanke ali dogodke, ki so se jih udeležili.
Glasovanje o predlogih članov upravnega odbora za izpolnitev naloge. Primeri predlogov so najem svetovalca za pisanje nepovratnih sredstev, odobritev kontrolnih seznamov in računovodskih izkazov ter celo pošiljanje daril zaposlenim, ki so bolni.
Člani odbora morajo poročati o „novih poslih“ ali prihajajočih dogodkih. Ali se udeležijo konferenc, o katerih bi morali drugi udeleženci vedeti? Ali nasvet o določenem vprašanju?
Sestanek prekinite in obvestite čas, ko je bila prekinjena. Navedite datum, čas in kraj naslednje seje. Navedite, ali bo odbor nadaljeval zasedanje na „izvršnih“ sejah, kjer člani odbora niso dovoljeni.
