Pisanje projektnega poročila je lahko zastrašujoča naloga, če ne začnete z organizacijskim načrtom. Projektna poročila običajno vsebujejo enake osnovne elemente, ki bralcem zagotavljajo informacije o ciljih, načrtu, proračunu in rezultatih projekta. Z nekaj osnovnimi tehnikami pisanja poročil lahko ustvarite učinkovit projektni dokument, ki kaže, da so vaši kolegi, ki ste organizirani, sposobni posredovati pomembne informacije.
Ugotovite, katero vrsto projektnega poročila boste napisali. Skupna poročila o projektih vključujejo predloge, obseg priporočil za delo, posodobitve statusa, analize variance ter končne ocene in priporočila. To vam bo pomagalo zagotoviti natančne informacije, ki jih želijo člani vaše ekipe, nadzornik ali druge zainteresirane strani.
Napišite poročilo za svoje poročilo. Vključite naslovnico, stran z vsebino, povzetek, glavno besedilo in prilogo. Odločite se, katere kategorije informacij boste naslovili. Odvisno od vrste poročila, ki ga pišete, lahko ti vključujejo cilje, metodologijo projekta, osebje, potrebne vire, trajanje, merila uspešnosti, proračun, odstopanja, rezultate, roke, rezultate in priporočila.
Zberite informacije, potrebne za dokončanje vsakega oddelka. To lahko zahteva izvedbo razgovorov z ljudmi, ki zahtevajo projekt, osebjem, ki delajo na projektu, in zainteresiranimi stranmi, ki so cilj projekta, kot so stranke, notranji zaposleni ali prodajalci in dobavitelji. Pridobite zgodovinske podatke, kot so prejšnji obseg prodaje, proračuni, ravni sodelovanja in demografski podatki.
Napišite prvi osnutek povzetka, ki je kratek pregled poročila. To bi moralo vključevati razlog, da bralec dobi poročilo, osnovne poudarke poročila in priporočila. Ne vključujte podrobnejših podrobnosti v povzetek, ki je pogosto pregled pol strani. Navedite podrobnosti in podporo v poročilu o projektu.
Vsak del poročila napišite s svojimi podatki in intervjuji. Organizirajte razdelke z uporabo logičnega vrstnega reda. Na primer, ne začnite s proračunom, dokler ne pojasnite komponent, ki so potrebne za projekt. S tem se boste izognili temu, da bi morali vsakemu strošku razložiti in zakaj je potreben dvakrat. Ne navedite imen osebja, ki dela na projektu, dokler ne navedete komponent projekta. V razdelku variance vključite izvirne izjeme in dejanske rezultate.
Poročilo zaključite s povzetkom in priporočili, ki temeljijo na vaših ugotovitvah. Uporabite podatke, da podprete svoje sklepe in priporočila. Bralce preberite v prilogi vašega prispevka, ki bo vsebovala podrobne informacije o podpori, kot so podrobni načrti, grafikoni, karte in drugi tehnični podatki.
Preglejte svoj povzetek, da ugotovite, ali je treba katero od vaših začetnih seštevkov spremeniti glede na informacije, ki ste jih odkrili med pisanjem poročila. Napišite končno različico povzetka.
Zberite informacije v vašem dodatku in jih postavite v vrstnem redu, kot so informacije prikazane v poročilu. Vrnite se k poročilu in vključite opombe ali številke strani, da bralce usmerite k podatkom o dodatku.
