Poročilo o projektu sporoča stanje tekočega projekta v neprofitni organizaciji. Poročilo običajno vsebuje posebne informacije o proračunu, dosežene mejnike in morebitne težave, ki so se pojavile od začetka projekta. Pri pisanju poročila o projektu sledite osnovni obliki, vendar lahko dodate ali odstranite dele, ki ustrezajo vaši specifični organizaciji in ciljem.
Ustvarite sprednji del poročila. Naredite čisto naslovno stran, ki vsebuje ime projekta, datum poročila in imena projektnega vodje in članov ekipe. Če je vaše poročilo daljše od petih strani, razmislite o dodajanju kazala, da boste lažje našli informacije o iskanju.
Če želite začeti poročilo o projektu, napišite poglavje s pregledom, ki bralcu pojasnjuje osnovni status projekta in kako bo to vplivalo na vaše neprofitne namene. Ta razdelek naj bo na eni strani ali manj in pišite z namenom, da zagotovite obsežno razlago napredka, ki ga je vaša ekipa dosegla pri projektu. Po branju pregleda mora imeti recenzent osnovno razumevanje obsega projekta, trenutnega stanja, kaj je ostalo in kakšne težave pričakujete.
Napišite posodobitev mejnikov, ki ste jih do sedaj dosegli. V tem razdelku pojasnite vsak zaključen cilj projekta in bralcem sporočite, ali je bil pravočasen ali ne. Vključite vse pozitivne učinke ali nepričakovane koristi mejnika. Če na primer dokončate cilj tedensko pred predvidenim rokom, pojasnite, kako bo to pospešilo končni izdelek ali prihranilo denar za vaše neprofitne namene.
Obveščajte bralce o stanju proračuna projekta. Za neprofiten proračun je pogosto največja skrb. V razdelku s proračunom ustvarite analizo proračuna po vrsticah, ki pojasnjuje, kaj ste porabili in kaj ste porabili. Če obstajajo kakršna koli odstopanja, navedite razlago in korake, ki jih boste sprejeli, da boste nadomestili razliko.
Navedite razlago za vse zamude ali težave. Če je vaša neprofitnost med projektom naletela na nepričakovane težave, se prepričajte, da ste vključili razdelek, ki podrobno opisuje težavo. Če želite pomiriti člane uprave in stranke, vključite posebne korake, ki jih boste sprejeli za odpravo ali preprečitev težave.
Pojasnite naslednje korake. V kratkem opisu naj bralci vedo, kaj se zgodi v projektu. Če potrebujete dodatno osebje ali informacije, navedite vse postavke. Te informacije so bistvene za neprofitne z omejenimi viri. Če je mogoče, se zaprite s pozitivno opombo, če izkažite zaupanje, da bo projekt zaključen pravočasno in v skladu s proračunom.
