Tehnični predlog je ena najpomembnejših nalog v poslovnem ali tehničnem pisanju. Dobro napisan predlog lahko vaši organizaciji zagotovi novo prodajno stranko, velik projekt ali odobri financiranje za raziskave ali druge dejavnosti. Za mnoge organizacije so učinkoviti tehnični predlogi bistveni za njihov nadaljnji uspeh.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Zahteva za predlog (RFP)
-
Programska oprema za obdelavo besedil
Preučite zahtevo za predlog ali RFP natančno. Mnoge organizacije pošiljajo RFP-je, ko želijo predloge za izdelek ali storitev. RFP vsebujejo smernice o tem, kaj naj bi predlogi zajemali, pa tudi kdaj in komu jih je treba predložiti. Dober predlog ne sme odstopati od smernic iz RFP. Na žalost so lahko nekatere predloge za pripravo predloga nejasne in ponujajo malo smernic. To je še posebej problematično, če v svojem predlogu poskušate razviti ocene stroškov. 4. korak bo ponudil predloge za obvladovanje nejasnih ali nejasnih RFP.
Načrtujte svoj predlog, preden ga napišete. Pogosto morda ne veste več o stranki ali viru financiranja, kot je to, kar je v RFP. Naredite svojo domačo nalogo in spoznajte, kaj lahko o organizaciji in njenih nosilcih odločitev. Nato preživite nekaj časa v razmisleku o potrebah organizacije. Predlogi, ki prikazujejo malo ali nič razumevanja potreb stranke, so pogosto posledica prepoznega pisanja, ne da bi vzeli čas za razmišljanje o stranki.
Pripravite predlog. Dolžine in obliko bodo določili spremenljivke, kot sta velikost in obseg projekta ter potencialna stranka, ki bo prejela vaš predlog. V nekaterih primerih je primeren krajši predlog, podoben spominu. Drugi primeri, kot so veliki projekti ali predlogi za donacije, ki so poslani velikim organizacijam, bodo zahtevali daljše predloge, napisane kot uradno tehnično poročilo.
V svoj predlog vključite časovni razpored za dobavljivo blago ali naloge in oceno stroškov. Upoštevajte specifikacije v RFP. Če je RFP nejasen, lahko to rešite na več načinov. Eden od predlogov je, da potencialni stranki ponudite nabor možnosti, ki jih lahko izberete. Druga možnost je, da naredite svoje domneve in jih navedete v predlogu. Tretjič, lahko se obrnete na potencialno stranko in zastavite veliko vprašanj. Veliko strank bo to cenilo, ker kaže, da vas skrbi projekt.
Predlog pripravite tako, da bo pritegnil pozornost bralcev in se osredotočil na ključne točke. Začnite z izvlečkom, ki povzema vaš predlog. Razširite podrobnosti, vključno s stroški, v glavnem delu predloga. Končajte z zaključkom, ki poudarja prednosti izbire vašega podjetja. Povzetke, povzetke in zaključke naj bodo zgoščeni in brez tehničnega žargona, da bodo dostopni vsem bralcem, ne glede na tehnično znanje. Podrobno opišite tehnične podrobnosti v besedilu predloga.
Uredite in oblikujete svoj predlog, pri čemer se prepričajte, da ni brez napak in da je dokument lahko berljiv. Poudarite, kako bo vaš projekt služil potrebam stranke. Razmislite o razlagi kvalifikacij ključnega osebja za projekt, ki ga predlagate. Za označevanje ključnih točk uporabite sezname (bodisi z oznakami ali številkami). Za razdelitev velikih blokov besedila uporabite naslove in podnaslove.
Nasveti
-
Oblikujte svoj predlog s pristopom »abstrakt, telo, zaključek« ali ABC.
Ugotovite potrebo po predlaganem.
Bodite realni v ocenah stroškov in urniku.
Osredotočite pozornost v zaključku - to je vaša priložnost, da naredite trajen vtis.
Prepričajte se, da je informacije o stroških enostavno najti, saj jih bralci iščejo.
