Poročila so najpogostejši način razprševanja informacij v poslovnem svetu. Poročila o dejanskem stanju analizirajo in opisujejo stanje ter vključujejo veliko natančnih podatkov. Uspešni pisci poročil vedo, da je pisanje poročila samo konec procesa. Načrtujejo svoje poročilo, upoštevajo njegov namen in kdo ga bo prebral ter se odločijo, kaj naj ga vloži in kako ga učinkovito organizirati. Učinkovito pisno in dobro predstavljeno dejansko poročilo je rezultat skrbno načrtovanega postopka.
Opredelite bralca in nastavite cilje
Upoštevajte bralčevo znanje
Razmislite, kaj bralec že ve. Skupne težave v dejanskih poročilih precenjujejo in podcenjujejo bralčevo znanje. Ljudje zlahka preplavite z žargonom ali jih vzamete s poenostavljenimi informacijami. Poskusite ugotoviti, koliko vaš bralec že pozna in komunicira na ustrezni ravni znanja.
Spoznajte zanimanje bralca
Pomislite na bralčevo stališče. Bralec ima lahko posebne interese, želje ali ne. Razumite, kaj vaš bralec resnično želi. Podajte poročilo, ki bo pritegnilo njihove odnose ali pa se ne bo prebralo. Razmislite o tem, ali bo oseba, ki bo prebrala poročilo, to počela na podlagi predsodkov o vsebini.
Odločite se, kaj znanje potrebuje bralcu
Odločite se, kaj dejansko znanje potrebuje bralcu. Razmislite, v kolikšni meri morate podati osnovne informacije ali določiti tehnične izraze.
Razmislite o želenih dejstvih
Poglejte, kakšna dejstva se želi naučiti bralec. Pomislite, kako bo to prineslo dejanske podatke, ki jih predstavljate. Včasih lahko postopek pokaže, da poročilo sploh ni potrebno ali da je cilj najbolje doseči na drug način.
Materiali, struktura in slog
Izberite Material Previdno
Pazljivo izberite svoj material. Naj bo preprosta in utemeljite svoje sklepe. Poenostavite čim več. Zavrzite tujke in se osredotočite na bistvene. Utemeljite svoje zaključke z dejstvi in navedite, kje ste jih našli. Zgradite dejstva v logičen in dosleden primer, da bo vaš bralec lahko prišel do enakih zaključkov.
Načrtujte strukturo poročila
Načrtujte strukturo poročila. Dejstva bi morala biti vrsta navodil, ki bralca pripeljejo do vašega zaključka. Začnite tako, da poročilo razdelite na glavne dele. Vsak subjekt se lahko tako razdeli. Te pododdelke lahko postanejo v vašem poročilu.
Pod vsakim naslovom sestavite seznam vseh točk, ki jih želite prikazati, in zabeležite informacije, ki jih boste potrebovali za podporo. Razporedite točke v logično zaporedje, ki ustreza vašim ciljem.
Uporabite ustrezen slog
Uporabite ustrezen slog. Čeprav poročila sledijo strogim konvencijam, obstaja prostor za osebni slog. Učinkovita poročila uporabljajo postopek priprave in preoblikovanja. Izberite terminologijo, ki je znana vašemu bralcu. Tehnični izrazi so koristni za kolege strokovnjake, vendar bodo zmedeni za druge.
Uporabite ustrezne tehnike predstavitve
Uporabite ustrezne predstavitvene tehnike. Poročila vsebujejo tabele, grafe, stolpčne grafikone ali druge diagrame za predstavitev podatkov.
Sledite konvencijam pisanja poročil
Pripravite naslovno stran
Pripravite naslovno stran. To običajno vsebuje naslov, podnapise, datum, ime avtorja in položaj v podjetju. V njem bo tudi navedeno, kdo prejema dejansko poročilo. Lahko ima tudi referenčno številko ali drugo obliko razvrstitve.
Napišite povzetek
Napišite povzetek. To je še posebej potrebno, če je poročilo dolgo. Zaposlenim daje bistvo poročila, ne da bi morali vse prebrati. Privlačen povzetek lahko motivira ljudi, da preberejo celotno poročilo.
Vključi stran z vsebino
Vključite stran z vsebino. To je ločena stran, ki navaja glavne dele ali poglavja, podpodročja in dodatke. Podaja tudi številke strani in mora navesti odnos med razdelki.
Napišite uvod
Uporabite uvod, ki pojasnjuje namen dejanskega poročila. To daje osnovne informacije in pojasnjuje, zakaj je to potrebno. V uvodu je naveden cilj poročila, ljudi, za katere je bil napisan, in njegov obseg.
Organizirajte telo poročila
Organizirajte telo poročila. Vsebuje podrobna dejstva in ugotovitve, prikazuje, kako so bili doseženi, in navede sklepe, ki ste jih naredili. Sporočite svoje zaključke. Povzemite glavne dejanske točke v svojem poročilu in jim ponudite premišljeno sodbo.
Nasveti
-
Poskusite pridobiti kopije drugih poročil, napisanih za predvideno občinstvo. To vam bo dalo jasno predstavo o tem, kaj se od vas pričakuje.
