Proračunska zahteva je poslovno pismo, ki zahteva sredstva za stroške in režijske stroške za projekt ali oddelek znotraj organizacije. Manj formalna kot tradicionalni poslovni predlog, mora ta zahteva še vedno upoštevati strogo poslovno pisno dekoracijo in bralcu zagotoviti temeljito razumevanje projekta, pri tem pa odgovarjati na morebitna vprašanja.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Podroben proračun
-
Podatki za stik z občinstvom
-
Dodatna dokumentacija
Poiščite pravega posameznika, ki nadzoruje proračunske zahteve za vaš projekt. V vsaki organizaciji lahko obstaja več različnih posameznikov, ki nadzorujejo porabo in proračunska vprašanja. Vzemite si čas in temeljito raziščite svoje občinstvo. Poskrbite, da boste dobili pravilne informacije o črkovanju in stiku.
Zagotovite zgodovinsko ozadje projekta. To bi moralo vključevati vse pretekle izkušnje s podobnimi projekti, prejšnje proračune ali načrte porabe ter uspeh, pridobljen s prejšnjimi prizadevanji. Vključite najnovejše trende, ki lahko vplivajo na uspeh ali neuspeh projekta.
Navedite namen trenutne proračunske zahteve in navedite podrobne načrte. Vključite, kako bo denar dodeljen in kakšni bodo stroški. Na primer, če bo proračun porabljen za osebje in zaloge, navedite, kolikšen odstotek proračuna bo dodeljen za vsako zahtevo. Na vsa vprašanja, ki jih razumna oseba lahko zahteva v zvezi s projektom, vnaprej odgovorite, da se izognete zamudam pri odobritvi ali formalni deklaraciji zahteve.
Priložite podroben proračun za stroške projekta ali oddelka. To bo posameznemu ocenjevalcu dalo natančna števila za projekt. Ta razdelek mora, tako kot standardni proračun, vključevati natančne postavke vrstic za vsak potreben izdatek. Če natančni podatki niso na voljo, bo treba oceniti skupne stroške za to postavko.
Zahtevo zaključite s povzetkom pomembnih podrobnosti, ki so zajete. To se običajno lahko opravi v enem ali dveh odstavkih. Nato vnesite svoje ime in kontaktne podatke. Predlagajte nadaljnje srečanje za nadaljnjo razpravo o zahtevi za financiranje.
Nasveti
-
Poslovno pisanje mora biti vedno čisto in jedrnato. Navedite dovolj informacij, da predstavite veljaven argument za vašo zahtevo, vendar ne poskušajte preveč prodati z razpoko. Ne pozabite, da bo vaš bralec imel veliko projektov za pregled. Ne zapravljajte časa z nepomembnimi podrobnostmi.
Opozorilo
Bodite previdni pri ocenjevanju prihodnjih stroškov. Premalo ocene za element vrstice lahko povzroči, da je vaš proračun bistveno pod dejansko potrebnim. Preveliko ocenjevanje lahko povzroči, da se vaš proračun šteje za nerazumnega in se zavrne.
