Sistem plačnih listov je pot, prek katere obdelujete plačilno listo. Plače ne morete obdelati brez plačilnega sistema. Tri vrste plačilnega sistema so ročne, računalniško podprte in zunanje (zunanje). Ročni sistem zahteva ročno obdelavo plačilnega lista; interna računalniška programska oprema za obdelavo plačilne liste uporablja programsko opremo; Zunanji sistem pomeni, da vaš plačilni seznam oddajajo izvajalcu plačilnih storitev. Diagram poteka plačilnega sistema prikazuje zaporedje, v katerem obdelujete plačilno listo. Poenostavi obdelavo plač in vam pomaga ostati na pravi poti.
Oblikujte diagram poteka s programom pisarniškega paketa - to je najboljša pot za profesionalni videz. Graf pa lahko narišete ročno. Ustvarite polja in puščice, ki prikazujejo tok vaše obdelave plač, na primer, kje se začne in konča.
Ustvarite diagram poteka za ročni sistem plač. Diagram poteka bi moral prikazati vse ročne naloge, ki so vključene v obdelavo vašega plačilnega lista prek tega sistema.
Primer: zbiranje časovnih kartic, preverjanje časovnih kartic za skladnost, stik z nadzorniki glede manjkajočih ali vprašljivih časovnih kartic in ročno izračunavanje časovnih kartic. Ustvarite zaporedje, ki vključuje naloge za obdelavo plačilnih list, kot je ročno izračunavanje plač; zakonski odbitki, kot so davki na izplačane plače in plače; plače; prostovoljni odbitki, kot so upokojitev in koristi za zdravje; in ustvarjanje plač. Naredite še eno zaporedje, ki prikazuje dolžnosti naknadne obdelave, na primer ročno ustvarjanje in arhiviranje registra plač, ustvarjanje in objavljanje vnosov v dnevnik, plačilo zaposlenih v banko in razdeljevanje plač.
Naredite diagram poteka za notranji računalniški sistem. Ta sistem odpravlja ročno obdelavo. Naredite diagram poteka glede na zahteve vaše programske opreme za izplačilo plač.
Primer: prenos časovnih podatkov v programsko opremo za obračun plač, pregled časovnih podatkov in raziskovanje manjkajočih skenov, obdelava plač s pomočjo plačilne programske opreme, tiskanje predobdelovalnega poročila, dvakrat preverjanje plačilne liste s poročilom o predobdelavi, izvedba potrebnih sprememb, izdelava in pošiljanje datoteke neposrednega depozita banki, polog sredstev za zaposlene in plačila davka na izplačane plače v banko ter zapre plačilno listo. Predvsem, ko zaprete plačilno listo, shrani celotne podatke o plačah za plačilno obdobje v sistemu.
Ustvarite diagram poteka za zunanji sistem. Ko oddajajo plače, ponudnik plačilnih storitev zahteva, da jim pošljete podatke o izplačanih plačah za vsako plačilno obdobje. Ponudnik običajno omogoča pošiljanje podatkov po faksu, e-pošti ali preko spleta. Diagram poteka mora vsebovati podrobnosti o zahtevani metodi.
Primer spletne metode: pregledati podatke o merjenju časa, kontaktirati nadzornika za časovno pojasnitev, vnesti podatke o plačah zaposlenih in časovne podatke v sistem ponudnika, preveriti vnesene podatke prek dobaviteljevega spletnega sistema, dvakrat preveriti in predložiti podatke o plačah, ki jih prejme od dobavitelja, in razdeli plače.
Nasveti
-
Oblikujte diagram poteka tako, da se nanaša na vsako obdelavo plač. Posodobite diagram poteka, ko pride do spremembe v sistemu plačilnega sistema.
Diagram pretoka mora vključevati vaše zvezne in državne obveznosti za davek na izplačane plače, kot so plačila dohodnine in poročanje, vključno z obdelavo W-2.
