Preglednice so priljubljeno orodje v pisarni in prav tako lahko pridejo doma. Če potrebujete urnik za podrobnosti in samodejno dodate stroške za poroko, izdelate račun za svojega samostojnega naročnika ali ustvarite niz računovodskih izkazov za vaše podjetje, preglednice so odvisne od naloge.
Morda obstaja krivulja učenja, če želite uporabiti nekatere naprednejše funkcije, vendar ko boste razumeli, kako delujejo preglednice in njihove zmožnosti, boste videli, da so njihove uporabe skoraj neskončne.
Kaj je preglednica?
Preglednica je elektronski dokument, ki za shranjevanje in upravljanje podatkov uporablja vrstice in stolpce. To je digitalni, programski delovni list, oblikovan po papirni obliki mrežnega papirja računovodje. Vrstice in stolpci tvorijo celice, ki vsebujejo ločene podatke. S preglednicami lahko uporabite matematične izračune in druge manipulacije podatkov, ki jih vnesete.
Veliko ljudi uporablja tudi preglednice za zapisovanje in shranjevanje podatkov, ki imajo več atributov. Na primer, ime osebe, podatki o naslovu, ime podjetja, za katerega delajo, njihov naslov in status poslovnega razmerja se lahko uporabijo za podatkovno bazo za iskanje.
Podatke lahko razvrstite v preglednico in opravite različne vrste analiz na njej. Za podatke lahko uporabite tudi različne formule in funkcije. Preglednice omogočajo organiziranje vaših podatkov in njihovo uporabo kot osnovo za izdelavo tabel, grafikonov in grafov za analizo.
Zakaj uporabljati preglednico?
Eden od najbolj priljubljenih razlogov za uporabo preglednic je shranjevanje, zapisovanje in tiskanje podatkov. Podatke lahko enostavno razvrščate in razvrščate s preglednico, zaradi postavitve vrstic in stolpcev celic pa lahko kliknete kjer koli in preprosto posodobite informacije, ne da bi vam bilo treba skrbeti za nevidne prostore, vračila ali zavihke, kot bi jih uporabljali drugi programi kot je urejevalnik besedil.
Različne funkcije lahko avtomatizirate za izvajanje izračunov, iskanje določenih elementov ali povrnitev informacij o posodobitvah iz drugih programov ali spleta. Računovodje lahko na primer vsak mesec dodajo nove podatke v svoje preglednice in uporabijo preprosto formulo "sum", da samodejno posodabljajo skupne podatke.
Preglednice ponujajo hiter in enostaven način za prikaz podatkov in skupno rabo z drugimi. Vnesete lahko podatke ali jih kopirate iz drugega programa in jih prilepite v preglednico, shranite datoteko in jo preprosto pošljete nekomu drugemu. Uradni delavci lahko shranijo preglednico v računalniško omrežje v pisarni, da omogočijo drugim ljudem, da odprejo datoteko in posodobijo različne dele.
Preglednice ponujajo možnost shranjevanja velike količine podatkov na enem mestu, ker ima datoteka s preglednicami več kot en list. Vsak zavihek datoteke se imenuje delovni list, datoteka pa se imenuje delovni zvezek. Finančne informacije, oblikovane v računovodske izkaze, lahko shranite za majhno podjetje in uporabite drug zavihek za vsak mesec v letu. Nato lahko dodate še en zavihek, ki uporablja povezave za povzemanje in dodajanje vseh podatkov v letno številko.
Kako uporabljati Google Excel
Excel je ime izdelka za preglednice Microsoft Office, vendar ga lahko uporabite pri Googlu, namesto da bi uporabljali Googlovo aplikacijo za preglednice. Ena od največjih prednosti uporabe programa za preglednice Microsoft Excel v Googlovi aplikaciji Google Drive je, da lahko delate v Excelovih preglednicah na spletu.
S programom Microsoft Office, razen če imate naročnino na spletnem mestu Office 365, boste lahko dostopali do datotek Excelovih preglednic samo iz trdega diska ali mape datotek vašega računalnika. Če želite delati v Excelovih preglednicah v Googlovem disku, lahko tudi pretvorite Excelovo preglednico v datoteko Google Sheets. Če prenesete Excelovo datoteko za shranjevanje v Google Drive in jo poskusite odpreti, boste videli statični dokument, ki vam ne bo omogočal nobenih sprememb.
Vendar pa sta Microsoft in Google izboljšala svojo sposobnost za skupno delo v datotekah Microsoft Office v Googlu. Namestite vtičnik Microsoft Office za Microsoft Office, ki ga najdete v storitvi Google Play. Ko namestite vtičnik, ko odprete aplikacije Microsoft Office, se prikaže spustni meni, v katerem je naveden Google Drive, in vam omogočajo različne možnosti za odpiranje, urejanje in shranjevanje datotek Microsoft Office. v obliki Microsoft Officea, medtem ko jih shranjujete v Google Drive.
Če želite dobiti vtičnik, izvedite spletno iskanje v brskalniku za vtičnik Google Drive za Microsoft Office. Boste morali prenesti "_driveforoffice.exe "_ in sledite preprostemu postopku namestitve.
Kako uporabljati Google Preglednice
Če želite ustvariti preglednico v Google Preglednicah, se prepričajte, da ste prijavljeni v Google Račun, odprite zavihek brskalnika, pojdite na drive.google.com ali sheets.google.com in ustvarite nov dokument Sheets.
Ko pojdete v Google Drive, z menijsko vrstico na levi strani zaslona ali z rdečim gumbom »+« v spodnjem desnem kotu zaslona, ustvarite nov dokument z listi in pripravljeni boste začeti uporabljati preglednico. Google Preglednice vam omogočajo preprosto sodelovanje z drugimi osebami na spletu, ko jim pošljete povezavo do vaše preglednice. Več ljudi lahko aktivno dela v datoteki hkrati, in lahko vidite, kdo je v datoteki, in tudi, kateri zavihek preglednice in celica, v kateri delata. Z listi lahko uporabite tudi Googlova druga integrirana orodja, kot je prevajanje besedila v preglednici, s formulami za samodejno pridobivanje podatkov o cenah delnic na spletnih mestih in uvoz drugih vrst podatkov neposredno iz spletnih strani v preglednico.
Google Sheets ponuja vnaprej pripravljene predloge za različne namene, kot so proračun, samostojni račun, računovodski izkazi podjetja, sledilci projektov, Ganttovi grafikoni, urnik zaposlenih, izmenjave podatkov o prodaji in še več. Te in druge predloge lahko najdete tudi v programih Microsoft Excel in drugih programih za preglednice. Ena od prednosti Google Preglednic je, da se vaše delo samodejno shrani vsakih nekaj sekund. Če uporabljate program Excelovih preglednic, lahko samodejno shranite, vendar to ni privzeta funkcija in lahko izgubite delo, če svojega dela ne shranite ročno.
Osnovne funkcije preglednice
Osnovne funkcije preglednice vključujejo shranjevanje treh vrst podatkov, ki so besedilo, številke in formule ali funkcije. Večina ljudi uporablja preglednice za opravljanje osnovnih matematičnih izračunov, kot so seštevanje, odštevanje, množenje in deljenje na svojih podatkih. Prav tako lahko shranite vrstice podatkov z več atributi, kot so ime in podrobnosti naslova.
Preglednice imajo običajno veliko vrstic, da lahko sprejmejo veliko količino podatkov, največ dva milijona celic, sestavljenih iz številnih stolpcev in vrstic, ki jih potrebujete, do te omejitve celic. Najnovejša različica programa Microsoft Excel trenutno ponuja 1.048.576 vrstic in 16.384 stolpcev za shranjevanje podatkov.
Podatke iz tabel je mogoče kopirati kot tabele in jih prilepiti v druge programe, kot je urejevalnik besedil ali program za diaprojekcijo, da ustvarite različne razporede za namene analize, poročanja in predstavitve. Podatke lahko tudi oblikujete z barvami, vrsticami, besedilnimi polji, slikami in številnimi drugimi funkcijami, ki opozarjajo na določene dele podatkov ali razpored preglednic.
Kaj so napredne funkcije preglednice?
Glede na to, ali uporabljate Google Preglednice, Microsoft Excel ali drug program za preglednice, boste imeli dostop do številnih naprednih funkcij, ki vam lahko pomagajo pri izdelavi vseh vrst modelov za obdelavo in analizo podatkov.
S preglednicami lahko na primer uporabite statistične regresijske analize, modeliranje diskontiranega denarnega toka in številne druge vaje. V njem lahko ustvarite delovni zvezek z več preglednicami, ki vsebujejo podatke o finančnih izkazih za vsak mesec v letu. Nato lahko ustvarite drugo preglednico v istem delovnem zvezku ali novem delovnem zvezku, ki ima predpostavke za rast poslovanja, rast prodaje, spremembe v odstotkih in druge predpostavke. Z uporabo formul in povezav lahko ustvarite napovedani finančni izkaz, ki se samodejno posodablja vsakič, ko v tabeli predpostavk preglednice spremenite predpostavke.
Uporabite lahko več različnih avtomatskih formul in funkcij, vključno s formulami "if / then", ki vam omogočajo, da poveste, ali je pogoj "X" izpolnjen, nato izvedite funkcijo "Y" ali formulo. Lahko celo gnežete te izjave if / then, in Microsoft Excel lahko obravnava do sedem stavkov if / then, ki so ugnezdeni drug v drugega, kar pomeni, da lahko do vaših podatkov samodejno uporabite do sedem pogojnih funkcij, odvisnih druga od druge.
Nekateri programi za preglednice ponujajo snemalnik makrov, ki vam omogoča zapisovanje različnih korakov rutinskega procesa, kot je oblikovanje preglednic ali vnos določenih vrst podatkov, ne da bi morali poznati Visual Basic ali kateri koli drugi programski jezik. V prihodnje lahko namesto opravljanja dejanskih funkcij v preglednici uporabite tipke za bližnjice, proces pa se izvede samodejno, ker so bili koraki shranjeni v obliki makra.
Preglednice ponujajo funkcije, kot je "iskanje cilja", ki vam omogoča, da ponovite formule in jih rešite za določene definirane odgovore in ustrezno spremenite vnose. Če imate na voljo velike sklope podatkov, lahko nekatere funkcije omogočajo identifikacijo in odstranjevanje podvojenih podatkov, razvrščanje in filtriranje podatkov, njihovo konsolidacijo, delitev, razvrščanje in iskanje podatkov navpično ali vodoravno ter njihovo vračanje v novo tabelo. To so le nekateri primeri številnih naprednih funkcij, ki jih ponujajo preglednice.
Preglednice v primerjavi s programi za podatkovne baze
Veliko ljudi uporablja preglednice za shranjevanje vrst podatkov in morda se sprašujete, zakaj ne bi uporabljali samo programa za baze podatkov, kot je Microsoft Access, da bi shranili podatke, namesto da bi uporabljali preglednico. Čeprav lahko bazi podatkov in programi za preglednice hranita vrstice podatkov z več atributi, ima vsaka svoje prednosti.
Excel, Google Sheets in druge preglednice shranjujejo podatke z glavami na enak način kot bi program baze podatkov. Vendar lahko s podatki za preglednice avtomatsko izračunate formule ali ročno izračunate podatke. Preglednice so preproste za uporabo in lahko začnete vnašati podatke in delati z njimi takoj, namesto da bi morali nastaviti bazo podatkov, kot bi jo uporabili v programu, kot je Access. S preglednicami lahko preprosto ustvarite grafikone in grafe, ki temeljijo na vaših podatkih.
Po drugi strani pa so baze podatkov bolj stabilne. S podatki za preglednice lahko preprosto pomotoma izbrišete celico, vrstico ali stolpec podatkov, če ne namenjate posebne pozornosti, kar je veliko težje narediti v programu baze podatkov. Poleg tega, če imate velike količine podatkov, lahko postanejo neobvladljivi v preglednici, kjer so programi podatkovnih baz posebej zasnovani za upravljanje tisočih in celo milijonov vrstic podatkovnih zapisov. Če morate nenehno posodabljati elemente vsake vrstice podatkovnih zapisov ali izvajati različne vrste razvrščanja in poročanja, je lahko program baze podatkov bolj smiseln kot preglednica.
