Proračun je glavno orodje, ki ga finančni analitiki uporabljajo za upravljanje stroškov in odstopanj od proračuna. S primerjavo proračuna z dejanskimi številkami lahko analitiki ugotovijo razlike med načrtovanimi in dejanskimi stroški. Višje kot je varianca, več pomoči potrebujemo v smislu upravljanja. Najboljši način za obvladovanje odstopanj je mesečna poročila in redna srečanja za razpravo o teh neskladjih z vodji oddelkov in vodij oddelkov. To vam omogoča tudi, da določite odgovorne menedžerje, ki zmanjšujejo varianco proračuna.
Zahtevajte kopijo najnovejšega proračuna. Ni redko, da se proračuni nenehno pregledujejo, zato poskrbite, da imate najnovejše poročilo o proračunu.
Pridobite najnovejše poročilo o stroških. To poročilo bo imelo dejanske številke, ki jih bo organizacija odpisala. Pisanje sredstva pomeni, da se odšteje od prihodkov za pridobitev čistega dobička.
Primerjajte dejanske številke, o katerih poroča proračunsko poročilo. Raziščite razlog variance in določite oddelek ali skupino, ki je primarno odgovorna za varianco. Zagotovite poročilo o proračunu vodstvu na višji ravni.
Zahtevajte priporočila o tem, kako zapreti varianco in nadaljujete z vodjem oddelka, da zagotovite izvedbo priporočil. Zmanjšanje stroškov, izogibanje novim izdatkom in prerazporeditev sredstev ali delovne sile so nekatere metode za zapiranje variance.
Še naprej primerjajte proračun z dejanskimi številkami, dokler varianca proračuna ni minimalna.
