Sistemi arhiviranja in razvrščanja se razvrščajo v tri glavne vrste: abecedne, številčne in alfanumerične. Vsaka od teh tipov sistemov arhiviranja ima prednosti in slabosti, odvisno od informacij, ki se vnašajo in razvrščajo. Poleg tega lahko vsako vrsto zbirke podatkov ločite na podskupine. Učinkovit sistem za razvrščanje podatkov uporablja najbolj logičen, praktičen in fleksibilen tip sistema za informacije.
Abecedni aktualni sistemi arhiviranja
Abecedni aktualni sistemi razvrstijo informacije glede na temo, nato pa abecedno zapišejo oznake tem. S tem povezane teme se v tem sistemu ne hranijo skupaj. Običajno je ta vrsta sistema najboljša, kadar gre za majhne količine informacij. Ta vrsta arhiviranja in klasifikacijskega sistema je včasih znana kot "slovarski sistem". Pri vpisovanju osebnih imen se priimek uporablja kot primarni sorter, pri čemer so imena uporabljena samo v primeru enakih priimkov.
Alphabetical Encyclopedia Sistemi arhiviranja
V sistemu vložitve in klasifikacije "enciklopedije" se informacije najprej razčlenijo po splošni kategoriji, pri čemer so podkategorije razvrščene po abecednem vrstnem redu. Ta vrsta zbirke podatkov je še posebej uporabna za ravnanje z velikimi količinami informacij, ker uporabnikom sistema ni treba upoštevati imena posamezne datoteke, da jo najdejo. Namesto tega lahko začnejo z iskanjem splošne kategorije in iskanjem znotraj nje, da bi našli določeno datoteko, ki jo potrebujejo.
Abecedni geografski sistemi arhiviranja
Podskupina sistema za arhiviranje in klasifikacijo enciklopedije je abecedni geografski sistem arhiviranja. V geografskem sistemu so glavne kategorije razčlenjene po lokacijah. Uporabite lahko poljubno velikost ali vrsto lokacije, od držav do mest, do terenskih pisarn. Uporabniki te vrste sistema začnejo z izbiro geografskega območja, ki je pomembno za njihovo iskanje, nato pa po tej temi po abecedi iščejo določene informacije, ki jih iščejo.
Straight Numeric Filing Systems
Sistemi za pravočasno numerično arhiviranje in klasifikacijo so zelo enostavni za uporabo, saj se običajno začnejo s številko ena in vsako datoteko označijo z naslednjo številko. Vendar pa je uporaba te vrste sistemov omejena, saj pogosto zahteva indeks, ki uporabnikom pomaga najti datoteke, ki jih iščejo, in datoteke z visoko aktivnostjo lahko postanejo preobremenjene okoli iste številske površine.
Duplex Numeric Filing Systems
V sistemih za obojestransko numerično arhiviranje so datotekam dodeljene številčne oznake, pri katerih je vključenih več nizov števil. Ta vrsta zbirke podatkov lahko obravnava velike količine podatkov. Različni nizi številk se lahko ujemajo z večjimi kategorijami in podkategorijami, vzporedno z enciklopedijskim sistemom prijavljanja in razvrščanja. Ena od pomanjkljivosti takšnega sistema je, da je indeks potreben za razumevanje, na kaj se nanaša vsaka skupina številk. Zelo znan tip duplex numeričnega sistema je Deweyjev decimalni sistem, ki ga večina knjižnic uporablja za katalogiziranje svojih zbirk.
Kronološki sistemi arhiviranja
Druga podkategorija numeričnih zbirnih sistemov so kronološki sistemi, v katerih so datoteke urejene po datumu. Običajno so datoteke najprej razvrščene po letih, nato pa po mesecih, nato pa po dnevih. Datoteke korespondence, kot so e-poštni seznami, so običajno organizirane na ta način, pri čemer so najnovejši podatki našteti prvi.
Alfanumerični sistemi arhiviranja
V alfanumeričnih zbirkah podatkov so informacije razvrščene po kategorijah v enciklopedičnem sistemu, vendar z uporabo črk in številk za označevanje kategorij. Uporaba črk in številk omogoča veliko več kategorij kot uporaba številk. Tako sistem knjiženja in klasifikacije Kongresne knjižnice, ki je alfanumeričen, omogoča več kategorij kot Dewey Decimalni sistem, ki je omejen na deset glavnih kategorij.
