Včasih je težko naložiti red in disciplino na sestanku združenja. Še posebej, če se razpravlja o nekaterih večjih stroških ali spremembah pravil, se lahko soočite z različnimi pogledi in brez pravega soglasja o poti naprej. Pomembno je, da se držimo ustreznega postopka sestanka, tako da se lahko sliši vsakdo in da se lahko odločitve učinkovito sprejmejo. Prav tako morate prebrati pravila vaše države v zvezi z združenji stanovanj in zagotoviti, da se držite pravnega postopka v zvezi z vodenjem sestankov.
Pridobite točke dnevnega reda za razpravo vseh članov upravnega odbora, da bi zagotovili, da se obravnavajo vsa odprta vprašanja.
Vpišite in razpošljite dnevni red pred sejo, skupaj s zapisnikom prejšnjega sestanka. To je lahko najbolj učinkovito, če imate e-poštni naslov vsakega lastnika, da zagotovite učinkovito distribucijo. Na dnevnem redu bi moralo biti jasno navedeno, kdaj in kje se bo sestanek sestal in kaj se bo obravnavalo. Vsebovati mora izrecno navedene predloge o materialnem poslovanju.
Poskrbite, da imate sekretarja, ki bo na seji sprejel ustrezne zapisnike. Na ta način bodo ukrepi, odobreni na sestanku, ustrezno evidentirani in se bodo lahko izvajali.
Na začetku srečanja si dovolite kratek čas za druženje in si privoščite kavo ali druge prigrizke. To omogoča lastnikom, da se družijo in ustvarijo bolj kooperativno in prijazno vzdušje.
Naredite sestanek z izjavo, da se bodo formalni posli zdaj začeli. Prepričajte se, da imate pozornost vseh, preden začnete s poslovanjem.
Potrdite zapisnik prejšnje seje, bodisi kot je ali z vsemi spremembami, ki jih sprejmejo člani.
Predstavite poročila vseh uradnikov, ki so potrebna, da obvestijo lastnike o vseh ukrepih, ki so bili sprejeti v njihovem imenu po zadnji seji.
Premaknite se na prvo postavko podjetja. Navedite predlog in prosite za razpravo. Člani morajo biti priznani s strani predsednika, preden govorijo. Ta sistem zagotavlja, da se razprava ne degenerira v neproduktivno prosto, za vse, kar se lahko zgodi, če so čustva v zvezi s posameznimi stanovanji visoko.
Premaknite predlog, bodisi kot prvi ali kot je bil spremenjen z razpravo, in nato glasujte.
Zagotoviti, da bo sekretar na seji opozoril na natančno besedilo predloga in izid glasovanja, preden bo nadaljeval. Ta predlog bo nato usmerjal nadaljnje ukrepe združenja v zvezi s tem vprašanjem.
Na ta način delajte skozi vsak posel.
