Vi ne bi bili prvi poslovni strokovnjak, ki bi razmišljal o tem, kako najbolje upravljati zaupni prenos faksa. Označite jo kot "zaupne" in morda nehote povabite radovednost in vdor v zasebnost nekoga. Preskočite in posledice bi lahko bile še slabše. Obravnavajte obe zadevi tako, da svoj faks vidno označite kot »zaupen« na naslovnici faksa. Nato vstavite nekaj zob v opozorilo o odstranitvi oči, tako da na spodnji strani plošče napišete zaupno sporočilo noge.
Ustvarite nov dokument v programu za urejanje besedil z 1-palčnimi robovi. Vstavite logotip podjetja, če je primerno, na vrh strani.
Besedo »Zaupno« s krepkimi črkami centrirajte na vrhu strani. Za poudarjanje črk. Spodaj in v sredino postavite besede »Faks«, »Začetni list faksa« ali »Prenos faksa« za hitro prepoznavanje.
Na levi strani naslovnega lista vnesite »Datum:« »Čas:« in »Število strani, vključno s prevleko:«. Dvakrat razmaknite in napišite "Naslovnik": "Številka faksa" in "Telefonska številka:" na ločenih vrsticah. Dvakrat znova razmaknite in napišite: “Pošiljatelj:” “Faks številka:” in “Telefonska številka:” na ločenih vrsticah. Vključevanje faksov in telefonskih številk je pameten način za pokrivanje vaših baz, še posebej, če se faks izgubi, izgubi ali nikoli ne prispe. Če je številka napačna ali sta preneseni dve številki, lahko napako odpravite pri prihodnjih prenosih faksov.
Prilagodite naslovno stran faksa z odsekom, ki ustreza vašim poslovnim potrebam. Na primer, če redno pošiljate fakse isti osebi ali službi, lahko ustvarite polje z naslovom »Informacije o usmerjanju« ali »Naslednji koraki«. - napišite opombo ali navodila, na primer: »Prosim, pokličite me takoj, da preverite prejem tega faksa.«
Na dnu naslovne strani faksa napišite sporočilo noge. Podobno kot zaupno opozorilo, ki ga vidite na nekaterih e-poštnih sporočilih, mora to sporočilo sporočati, da je faks: zaupno; je namenjen samo naslovniku; in vsebuje informacije, katerih „razkritje, kopiranje, uporaba ali distribucija“ so prepovedane. Prav tako mora zahtevati, da je pošiljatelj obveščen o napačnem prejemu - še en dober razlog za predložitev telefonske številke na vrhu naslovne strani faksa.
