Ohranjanje ustreznega poslovnega bontona je pomembno za sekretarje, ki so pogosto prvi vtis o poslu ali izvršilnem organu, ki ga ima stranka ali stranka. Prakticiranje nekaj skupnih pravil poslovnega bontona lahko pomaga sekretarju ustvariti najbolj pozitiven vtis njenega šefa in podjetja.
Ravnanje
Poklicno ravnanje je nujno, kadar delate ali ko na svojem delovnem mestu zastopate svojega šefa ali družbo. Zelo pogosto se bodo stranke ali drugi strokovnjaki izenačili s stopnjo strokovnosti izvršnega direktorja z njenim sekretarjem, če izvršilni organ ni prisoten. Vedno odgovorite na telefon s prijaznim poslovnim pozdravom. Pozdravite obiskovalce z nasmehom in bodite vljudni. Ne bodite čustveni ali zlahka razburjeni. Vzdržujte vljudno, spoštljivo obnašanje ves čas.
Obleka
Mnoga podjetja imajo kodeks oblačil za poslovna oblačila, ki se strogo izvaja. Tudi če vaše podjetje ne zagotovi takšnega kodeksa oblačenja, morate vedno videti čisto in dobro sestavljeno. Ne nosite tesnih ali razkritih oblačil. Prepričajte se, da so vse obleke in srajce čiste in pravilno likane. Ne nosite kratkih kril. Čevlji morajo ustrezati delovnemu okolju - brez copatov ali flip-flopov - in biti prijetno delati. Če delate v industrijskem okolju, boste morda morali nositi ravne čevlje.
Uradni naslov
Sekretar mora vedno formalno nasloviti nadrejene. To kaže spoštovanje do vaših nadzornikov in pomaga ohranjati profesionalno delovno okolje. Ne uporabljajte imena svojega šefa v javnem prostoru ali v okolju srečanj. Vedno uporabi »Mr.« ali "Ms." pri obravnavi drugih vodstvenih delavcev podjetja. Če vaš šef zahteva bolj neobvezen naslov, na primer z uporabo njegovega imena ali vzdevka, ga uporabite le, če je v zasebnem ali neformalnem okolju, na primer v osebni pisarni, kjer ni drugih nadrejenih.
Organizacija
Ena najpomembnejših nalog sekretarja je ohranjanje organizacije. Za namene poslovnega bontona vzdržujte čist, organiziran delovni prostor. Izogibajte se neredu na vaši mizi ali delovnem območju. Če delate na območju, kjer lahko stranke in drugi vodstveni delavci čakajo na sestanek, se prepričajte, da je to območje organizirano. Ne puščajte osebnih predmetov ali revij, raztresenih po celotnem delovnem območju. Hranite vse zaupne datoteke in osebne predmete izven obiskovalcev.
