Politike in postopki podjetja predstavljajo smernice za zaposlene in vodstvo. Kadar se pojavijo vprašanja v zvezi z ravnanjem ali operacijami, je politika usmerjena k usmerjanju vedenja in reševanju etičnih vprašanj. Dobro napisani postopki podjetja bodo pomagali oddelku za človeške vire pri vsakodnevnih nalogah; razumevanje politik in poznavanje, kje poiskati pomoč ali dodatne informacije, so ključnega pomena za skladnost zaposlenih.
Osnove
Politike družbe opisujejo sprejemljiva vedenja in pričakovanja zaposlenih, postopki pa opisujejo in opredeljujejo procesne tokove in cilje podjetja. Politike in postopki pa morajo biti oblikovani v okviru ciljev organizacije; Priročniki o politiki in postopkih so zato napisani s končnim ciljem pomagati zaposlenim, da pomagajo podjetju pri splošnem poslanstvu. Vodstvo kadrov lahko sodeluje z vodji drugih oddelkov pri oblikovanju politik in postopkov, ki bodo na koncu okrepili podjetje.
Pomembnost
Z natančno določitvijo, kaj se od zaposlenih pričakuje, politike podjetja zagotavljajo okvir, v katerem lahko zaposleni napredujejo. Nasprotno pa priročnik o politiki opisuje tudi korake, ki bodo sprejeti, če bo delavec kršil pravila podjetja. To podjetju omogoča pravno varstvo; ko zaposleni podpišejo priročnike o pravilih podjetja, priznavajo sprejete standarde vedenja in da je njihova nadaljnja zaposlitev odvisna od upoštevanja pravil ravnanja.
Podobno postopki podjetja vključujejo opise delovnih mest ter dejavnosti in cilje zaposlenih. Če pišete priročnik o postopkih, je koristno razmisliti o tem, kaj podjetje želi, da zaposleni delajo, pa tudi, kako in kdaj to storiti.
Funkcija
Politike in postopki podjetja se ne zadržujejo na prašni polici. Pravzaprav so priročniki o politikah in postopkih najboljši, če so dejavni in se redno posodabljajo. Navsezadnje se podjetja nenehno razvijajo, da bi zadovoljila spreminjajoče se poslovne potrebe. Zato morajo upravljavci kadrovskih virov pregledati politiko in postopke kot skupinsko delo in redno, morda mesečno. Kakršne koli spremembe v postopku, potem ko bodo odobrene, bodo nato razdeljene upravljavcem za pregled pri njihovih oddelkih. Poleg tega je priporočljivo, da so podpisane kopije pregleda zaposlenih in sprejemanje politik družbe na letni osnovi.
Vrste
Postopki podjetja opisujejo, kako bodo zaposleni izpolnili naloge, vključno z opisi delovnih mest, delitvijo odgovornosti in organizacijsko strukturo poročanja. Postopki lahko vključujejo tudi pričakovane rezultate in posamezne cilje, določanje letnih standardov za uspešnost zaposlenih in oddelkov. Primeri so prodajni cilji na osebo ali bonitetne ocene za skupino klicnega centra. Prav tako lahko splošne politike vključujejo standarde vedenja zaposlenih, kot so kodeksi oblačenja, pričakovanja obiska, regres za dopust in dopust ter politiko spolnega nadlegovanja.
Strategije
Splošne politike in postopki podjetja bi morali biti napisani z dvema ciljema: biti jasni in jedrnati ter vključevati prerez prispevkov oddelkov. Nihče nima koristi od zmedenih navodil za uporabo in priročnikov za zaposlene. Torej, če pišete politiko podjetja in postopke, so zaželjene kratke, točkovne stavke in ilustracije. Kot primer, pisanje "Vsak petek v mesecu juniju, juliju in avgustu bo casual-dress dni", ki mu sledi seznam sprejemljivih oblačil jasno podrobnosti za zaposlene in vodstvo, kaj je dovoljeno. Pisanje "poleti" ali nevključitev seznama sprejemljivih oblačil bi pustilo pravilo odprto za osebno razlago, ki bi lahko povzročilo težave, če bi se zaposleni v začetku septembra pojavil na delu v delih in majicah.
Prav tako lahko samo z vključevanjem različnih predstavnikov oddelkov dobite resnično sliko o tem, katere politike in postopke je treba opisati. Priročniki morajo biti napisani šele po vnosu vseh prizadetih oddelkov, kar omogoča celovit pristop k organizacijskim smernicam. Ta vključujoči ukrep bo omogočil večji nakup ali sprejem s strani vodij oddelkov ter vodil do boljše komunikacije v celotnem podjetju in izvajanja poslovnega načrta.
