Kako ustvariti predlogo SOP

Standardni operativni postopki (SOP) so priljubljen način zagotavljanja doslednih smernic za zaposlene v organizaciji. Idealno bi bilo, če bi nekoga ugrabili z ulice, bi ta oseba lahko opravila nalogo brez ničesar drugega kot SOP in potrebnih orodij. Ključno izhodišče vsakega portfelja SOP je oblikovanje predloge SOP za skladnost. Ne potrebujete nobene domiselne programske opreme ali veščin; morate samo uravnotežiti zahtevane elemente in tisto, kar želite, da izgleda kot predloga.

Postavke, ki jih boste potrebovali

Računalnik
Programska oprema za obdelavo besedil

Odprite nov dokument za obdelavo besedila. Datoteko shranite z imenom, ki ga želite uporabiti za predlogo SOP, in datumom za nadzor različic. Na primer: "YourCompanyName_SOP_Template_01-16-2010".

V glavo vstavite tabelo. Število vrstic in stolpcev v tej tabeli je odvisno od vas; ne pozabite, da boste potrebovali vsaj celico za številko SOP, naslov in datum odobritve ali datum veljavnosti dokumenta. Če želite, lahko uporabite tudi celico za številko strani in logotip podjetja ali ime. Lepa stvar pri tabeli v glavi je ta, da se bo ponavljala v dokumentu, ko dodajate strani.

Vstavite veliko tabelo na prvo stran dokumenta. Ta tabela bo vsebovala vašo številko in naslov SOP na vrhu, sledili pa bosta celici za podpisovanje ključnega osebja, kot je avtor dokumenta in uradniki za odobritev, s podpisanimi imeni, naslovi in datumi. Vnesite naslove za vsako celico, kot je "Naslov SOP" za zgornjo celico, "Avtor SOP" za naslednjo celico in "Odobritev QA" za ustrezno število celic.

Ustvarite razdelke za uvod, odgovornosti, materiale in opremo (če je primerno) in postopek. Drugi razdelki lahko vključujejo glosarje okrajšav, izrazov ali izdelkov. Ker gre za predlogo, boste morda želeli vključiti stavek ali dva, ki opisujeta, kaj se pričakuje za vsak del, če nameravate imeti več avtorjev SOP.

Formatirajte svoje dele. Eden od najpogostejših načinov predstavitve delov SOP je zagon sistema za pisanje, oštevilčevanje ali kombinacijo za vsak del. Uporabite lahko tudi naboje in pomišljaje. Ne pozabite, da je lažje, če se sklicujete na SOP ali ga spreminjate, usmerite na odsek s črko / številko.Pokažite, kako naj izgleda zaporedje zaporedij za vsako naslednjo vrstico v razdelku, na primer "A, B, C"; "1, 2, 3"; ali "A1, A2, A3, B1, B2, B3."

Vstavite še dve tabeli na konec predloge. Ena od tabel naj bo za navajanje zunanjih referenc ali za priloge in obrazce, ki jih lahko dodate SOP-ju za spremembe različic. Druga tabela je lahko za dokumentiranje zgodovine različic SOP in morebitnih razlogov za spremembe. Te tabele lahko nadaljujejo z uporabo oblike oštevilčevanja / pisanja, ki jo uporablja preostala predloga.

Dokument shranite kot datoteko predloge samo za branje. S tem boste preprečili, da bi predlogo nenamerno prepisali, tako da uporabnika prisili, da shrani dokument pod drugim imenom, če ga spremenite.