Učinkovita proizvodnja visokokakovostnih izdelkov z dobičkom in zadrževanje v mejah zakonov in predpisov zahteva doslednost poslovanja. Mnoga podjetja si pomagajo s tem, da uvedejo standardne operativne postopke ali SOP, ki zagotavljajo postopne smernice za izvajanje pomembnih postopkov. SOP-ji pomagajo zagotoviti natančnost in nadzor kakovosti. Uporabljajo se v različnih podjetjih in organizacijah, zlasti v vladi, proizvodnji, raziskavah in razvoju, laboratorijih in akademskih krogih. Ker imajo posamezne enote v podjetjih nešteto postopkov, potrebujejo različne SOP. Zato je koristno, da vodjem vsake enote zagotovite predlogo SOP, ki jim ponuja izhodišče za pisanje lastnih postopkov in priročnikov SOP. Predloge SOP zagotavljajo vse pomembne komponente vsakega postopka.
Pri pisanju pisateljev SOP določite, kakšen postopek je treba napisati. Predloga bi jim morala zagotoviti preprosto orodje za odločanje, ki temelji na številu odločitev, ki jih morajo delavci sprejeti za izvajanje postopkov. Obveščajte, da so rutinski postopki, ki so kratki, od delavca zahtevali le nekaj sodb in jih je mogoče zapisati v preprostih korakih. Na primer: Ali A, nato B, nato C. Upoštevajte, da lahko dolgotrajni postopki, ki zahtevajo nekaj odločitev, uporabijo obliko hierarhičnih korakov, ki delavcu sporočajo, v kakšnem vrstnem redu mora postopek potekati, in pogosto vključujejo podprograme, ki jih je treba izvesti za dokončanje celotno nalogo. Ponudite primere diagramov poteka ali infografike za opis postopkov, ki so zapleteni, dolgotrajni in zahtevajo več odločitev. Na primer: Ali A. Če je "normalno", naredite B, C in D. Če je "nenormalno", ponovite A za potrditev in nato E, F in G.
Opišite matice in vijake pisanja vsakega postopka. Na primer, vsak postopek mora imeti naslov, namen, obseg ter metode in odgovornosti za izvajanje postopka. Spodbujati ali zahtevati, da pisatelji SOP uporabljajo enotno konvencijo o poimenovanju za postopke podeljevanja naslovov. Svetovati jim, naj določijo obseg postopka, na primer, za koga se uporablja postopek, kdaj in pod kakšnimi pogoji. Lahko tudi opišete, kdaj ne uporabljate vsakega postopka. V razdelku Metode in odgovornosti navedite postopni protokol za izvedbo postopka. Predloga mora vsebovati preproste, kratke besedne zveze z glagoli.
Navedite definicije in zahteve glede virov. Vsak postopek bi moral vsebovati oddelek, ki opredeljuje izraze, uporabljene v dokumentu, in določa kratice. Poleg tega bi moral zaposlenim povedati, katere dokumente, opremo ali drugo gradivo bodo potrebovali za izvedbo postopka. Upoštevajte vse druge s tem povezane postopke, ki jih morajo delodajalci opraviti pred časom ali pa se morajo zavedati, da bodo opravili nalogo. Ne pozabite na druge pomembne sestavne dele, ki jih mora imeti predloga. Ti vključujejo datum začetka veljavnosti postopka in zadnji datum, ko je bil postopek pregledan.
Nasveti
-
Odvisno od vašega podjetja je lahko pomembno, da SOP dodelite raven varnosti, da pojasnite, kakšna raven pooblastil je potrebna za izvedbo postopka. S predlogo opišite tudi pogoje, pod katerimi lahko zaposleni varno opravi postopek.
Opozorilo
Kadar je to primerno, vedno vključite smernice o zdravju in varnosti ali regulativne kršitve. Navedite mesto v predlogi in uporabite metode, s katerimi boste poudarili pomembna opozorila, na primer krepko ali stransko pakiranje teh sporočil. Opišite, kaj bi se zgodilo, če se postopek ne upošteva ali se nepravilno upošteva, ali to povzroči telesne poškodbe, izgubo življenja, poškodbe opreme, poškodovane izdelke, denarne kazni, sodne postopke ali poslovno zaprtje.
