Podpisati ali ne podpisati? To je vprašanje, ki se pogosto pojavi, ko se zaposleni menedžerji odločijo napisati beležko. Za razliko od poslovnih pisem, ki jasno zahtevajo podpis, so zapiski druga stvar. Mnogim mladim menedžerjem se ne zdi jasno, ali jih podpišete, če se začnejo v poslovnem svetu. Naslednji nasveti vam bodo pomagali osvetliti, ali naj se podpiše ali ne podpiše.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Računalnik
-
Osnovni program za obdelavo besedil
-
Slovnični vodnik ali knjiga slogov, tj. AP Style Book
-
Aktualne raziskave, to so finančna poročila, računovodska poročila itd.
-
Slovar, tezaver, programska oprema za preglednice (izbirno)
Na površini se zdi, da so podobne, vendar je med beležko in črko veliko razlik. Pisma, napisana na pisemskem papirju podjetja, so zunanji dokumenti. Ponavadi gredo na manjše zunanje občinstvo, kot so stranke, dobavitelji in industrijski regulatorji. To pomeni, da je podpis obvezen element. Spomini pa so notranja in jih navadno vidijo le zaposleni v podjetju. V praksi zabeležke ne vsebujejo podpisa. Vendar so včasih upravitelji pametno vključiti svoje začetnice poleg svojega imena v glavo. Pravi trik je vedeti, če in kdaj to storiti.
Namen beležke bo narekoval, ali naj ga podpiše ali ne. Drugi na e-poštni naslov, beležke, so primarno orodje, ki ga upravljavci uporabljajo za izmenjavo informacij z zaposlenimi, naj bo to preprosta obvestila ali ključne informacije o spremembah v pravilniku. Nekateri zapiski so bolj občutljivi kot drugi.
Kako občutljive so informacije? Rutinski zapiski - tisti, ki obravnavajo neporavnane teme - sestavljajo večino sporočil, ki jih pošljejo upravljavci. Te vrste beležk redko zahtevajo nadaljnje ukrepanje in se običajno sprejemajo po nominalni vrednosti. Druge teme, kot so ukrepi za zmanjšanje števila zaposlenih v podjetjih, zmanjšanje zdravstvenih koristi itd., So za zaposlene težko slišati. Zato se lahko izpodbija njihova veljavnost. Ko je tema občutljiva, lahko zapisovalnik začenja beležko, da bi vsebini dodal veljavnost. Tudi takrat začetki niso potrebni.
Koliko ljudi bo prejelo dopis? Spomini se včasih pošljejo na stotine ljudi, pri čemer je njihovo parafiranje lahko dolgotrajna naloga. V poslovnem svetu je čas denar. Tudi dodajanje začetnic je lahko veliko podjetje. Ko se odločate, ali želite začeti beležko, vprašajte, katera vrednost se doda tej nalogi? Če ga ni, ga preskočite.
Nasveti
-
Podpis blokira bralce, da so dosegli konec pisma. Z beležkami pa telegrafirajte konec z uporabo prehodnih izrazov, ki poudarjajo zaključek, kot je »na koncu« ali »nazadnje«.
Opozorilo
Ne pozabite, ali pišete beležko ali pismo, s podpisom ali brez njega, je lahko pravno zavezujoč dokument. Nikoli ne odlašajte s korespondenco v naglici. Sami in svojim podjetjem bi lahko prinesli vročo vodo.
