Razporejanje je ena izmed tistih vsakdanjih upravnih nalog, ki jih nihče ne želi storiti; vendar neuspeh pri razvoju sistematičnega zapisovanja pomembnih datumov in mejnikov lahko uniči najboljše načrte. Glavni koledar mora vsebovati pomembne datume, biti avtomatiziran in vključevati sistem, ki omogoča obveščanje ljudi o prihodnjih datumih. Za učinkovito izdelavo glavnega koledarja mora biti intuitiven, učinkovit in imeti dobro napisane postopke za vse uporabnike.
Določite eno osebo, ki bo odgovorna za vzdrževanje in varnostno kopiranje. Ta oseba mora biti odgovorna za pregledovanje in vnašanje ključnih datumov v koledar pred distribucijo.
Vnesite končne datume in roke. Končni datumi so morda najpomembnejši razlog za ustvarjanje in vzdrževanje skupnega glavnega koledarja. Ti datumi morajo izstopati in biti vpisani krepko, obarvano ali z vsemi kapami.
Sodelujte s strokovnjaki in podpornim osebjem, da določite datume, ki jih je treba opraviti pred rokom. To je odvisno od dejavnosti in organizacije. Morda boste želeli navesti opomnik en teden pred sestankom večjih proračunov. Vendar pa lahko skupina srečnih ur zahteva le opomnik eno uro pred dogodkom. Prav tako boste želeli graditi čas za potovanje, če dogodek ni v neposredni pisarni.
Določite postopek za obveščanje uporabnikov o spremembah. To je lahko formalni ali neformalni proces. Vendar pa mora biti jasno opisana v postopkih. Prav tako boste morali zagotoviti način za potrditev spremembe. To je lahko hitra e-pošta s prošnjo za potrditev za vse osebje ali udeležence sestanka.
Navedite možnost za vključitev datumov spremljanja. Datumi spremljanja so datumi, ki nastanejo na podlagi drugega sestanka. To pomeni, da so priloženi k izvirnemu sestanku. Primer bi bil AR (potrebno ukrepanje) za dokončanje financiranja pred naslednjo sejo. Možnost, da priložite datume spremljanja na izvirno srečanje, je dober način za avtomatizacijo procesa in večjo učinkovitost na naslednjem srečanju ali dogodku.
Natisnite glavni koledar na dnevni in tedenski osnovi in ga razdelite. To ni obvezno, odvisno od organizacije.
Koledar postavite na osrednjo lokacijo. To je lahko na spletu, v skupni datoteki ali na skupni oglasni deski.
