Želite, da vaši zaposleni izkoristijo počitnice po lastni presoji, vendar je vaša naloga, da zagotovite, da imate zaposlene v vseh oddelkih skozi vse leto, tako da se lahko normalno poslovanje nadaljuje. Edini način za usklajevanje počitnic zaposlenih je ustvarjanje glavnega koledarja počitnic. Uporabite lahko različne programske programe na spletu ali v računalniku, da primerjate urnike in pravilno upravljate čas dopusta za zaposlene. Če želite to metodo, lahko hranite tudi koledar papirja.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Program Koledar
-
Predloga za koledar
Elektronski koledar
Poiščite izbrano programsko opremo koledarja v računalniku ali internetu. Na voljo je več programov za ustvarjanje elektronskega koledarja, vključno s programi za urejanje besedil, programsko opremo za koledar ali spletne programe.
Izberite možnost za dodajanje novega koledarja in dodajte ime glavnega koledarja počitnic v podjetju. Shranite ga na trdi disk ali na želeno mesto v vašem omrežju ali internetu na podlagi izbire programske opreme. Blokirajte vsak dan ali teden, da zaposleni ne morejo vzeti počitnic ali obvestiti upravljavcev o tej možnosti.
Ustvarite profile za izbrano programsko opremo, ki določajo privilegije in možnosti, ki jih imajo ljudje. Vi in vaša varnostna kopija na primer potrebujete globalne skrbniške pravice, da lahko izvedete vse spremembe, vendar lahko upravitelji samo dodajo dogodke z začetnimi in končnimi časi, ki jih kasneje odobrite. V program dodajte uporabnike in njihova uporabniška imena ter jim priložite pravilen profil. Dovoli upraviteljem ustvarjanje posameznih gesel ali dodajanje generičnega, ki ga lahko spremenijo. Nazadnje, da bi bil koledar na voljo vsem zaposlenim, ustvarite profil in geslo s samo možnostmi ogleda, ki jih lahko uporabi vsak zaposleni. Če imate veliko zaposlenih, boste morda želeli ustvariti več generičnih uporabnikov in gesel, ki imajo možnosti ogleda.
Naredite elektronsko predlogo, ki jo zaposleni lahko uporabijo, da od svojih upravljavcev zahtevajo čas počitka. Dodajte mesto za odobritev upravitelja. To predlogo lahko izdelate iz programa za obdelavo besedila ali preglednice. Naredite to predlogo na voljo vsem menedžerjem, ki jih bodo dali svojim zaposlenim, ko bodo morali zahtevati počitnice.
Zahtevajte, da upravitelji oddelkov odobrijo povpraševanje po počitnicah zaposlenih. Upravitelj naj v elektronski koledar vnese zahteve za počitnice, vendar naj vam pošlje kopijo odobrene zahteve za dopust. Nekatera podjetja zahtevajo od upraviteljev, da te zahteve posredujejo, ko pridejo, druge pa lahko zahtevajo posodobitve zahtevkov za dopust v koledarju na določen dan v tednu. Po potrebi pregledajte in odobrite dodane počitnice.
Redno natisnite kopijo glavnega koledarja počitnic in ga objavite v delavnici, kuhinji ali sobi za počitek.
Spremljajte vse zahteve za počitnice, da zagotovite, da imajo zaposleni čas za knjige za počitnice. Natisnite odobrene zahteve za počitnice in shranite kopijo v njihovem osebnem dosjeju. Posreduj elektronsko kopijo zahtevka za dopust za plačilo za svoje zapise.
Koledar za papir
Prenesite brezplačen koledar iz interneta ali izberite predlogo koledarja iz izbrane programske opreme. Natisnite kopijo tega koledarja. Če je potrebno, lahko dobite tudi prazne predloge koledarjev iz trgovin za pisarniško oskrbo. Objavite koledar na osrednji lokaciji, kot je pisarniška kuhinja, soba za počitek ali v poštnem prostoru.
Blokiraj vsak teden, ko zaposleni ne morejo vzeti počitnice. Ta področja lahko sivate ali pa na dan, ko zaposlenim ni dovoljeno vzleteti, postavite velik X.
Zahtevajte, da zaposleni zapišejo svoje zahtevke za časovni odlog in jih posredujejo svojemu vodji za odobritev. Ko upravitelj odobri, se zahteva preusmeri k vam. Nato preverite koledar, da zagotovite, da imajo vsa področja vašega podjetja potrebno število zaposlenih, preden potrdite zahtevo za časovno omejitev.
Po potrebi dodajte odobrene počitnice v koledar podjetja. Posreduj odobrene zahteve za dopust na izplačane plače in hrani kopijo za osebno datoteko zaposlenega.
Nasveti
-
Preden sestavite koledar počitnic v podjetju, si oglejte politiko podjetja in postopek za počitnice. Če ga nimate, boste morali oblikovati politiko in postopke za zahtevanje počitnic po postopkih, izbranih za elektronske ali papirne koledarje.
Prepričajte se, da politika vključuje informacije, ki označujejo, da so zahteve odvisne od odobritve upravitelja in razpoložljivega dopusta. Če želite pojasniti morebitne težave s pravilnikom, boste morda želeli vključiti jezik, ki označuje načelo prvega pristopa, prva služba za poštenost, vendar navedite, kdaj se več zaposlenih uporablja za proste dni v istem obdobju istočasno, počitnice pa so odobrene delovne dobe.
V obrazec za postopke v priročniku za zaposlene vključite obrazec za zahtevek za časovno omejitev. Po potrebi razdelite posodobljene kopije za vključitev v priročnik.
Opozorilo
Preglejte svojo politiko in postopke, da zagotovite njihovo skladnost z državnimi in zveznimi zakoni. Medtem ko podjetjem ni treba dati počitnic zaposlenim, morajo v skladu z zveznimi in državnimi zakoni v upravi programa ravnati v skladu s tem.
V pravilnike vključite grafikon obračunskih letov za počitnice, da bodo zaposleni razumeli, koliko počitnic so upravičeni s svojimi leti službovanja.
