V običajnem poteku poslovanja lahko podjetje ali odvetniška družba pošlje na stotine pisem strankam, potencialnim strankam, prodajalcem ali različnim vladnim agencijam. Ker menedžerji in strokovnjaki ne delajo dovolj časa, pošiljatelj ne more vedno osebno podpisati dokumenta, potem ko ga pripravi osebje ali tajnica. Zato obstaja splošno sprejeta pravna konvencija, da mora podpis podpisati tretja oseba.
Enostavna korespondenca
Povsem običajno je, da nekdo pripravi poslovno pismo s kratkim navodilom pošiljatelja. Na primer, odvetniška pisarna lahko pošlje več kopij preprostega pisma, kot je zahteva za klic, številnim različnim strankam. Če pošiljatelj ni na voljo, da ga osebno podpiše in je pismo nujno potrebno, se lahko pooblaščeni zaposleni ali pomočnik v imenu pošiljatelja podpiše. Pravna konvencija naj bi vključevala začetnice, "p.p.", ki pomenijo latinski izraz "na prokuracijo", kar pomeni "poskrbeti za nekaj", pred podpisom zaposlenega. Prepisovanje korespondence pomeni, da ga podpišete v imenu nekoga drugega; skupna alternativa za črke obrazcev je uporaba podpisnega žiga.
Metode in postopki
Sprejemljivo je, da vtipkate ali napišete "p.p." pred lastnim podpisom, nad natisnjenim imenom pošiljatelja. Ali pa lahko ime pošiljatelja postavite nad svoj podpis, ki ga morate narediti pred "p.p." Zaradi doslednosti in preprečevanja nesporazumov bo strokovna ali poslovna pisarna določila standardni postopek za podpisovanje pisem v imenu drugega.
Pooblastilo
Zakon določa tudi, da ima posameznik pooblastilo za podpisovanje v imenu nekoga drugega. Pooblastilo omogoča odsotnemu ali nezmožnemu posamezniku, da opravlja pravne ali finančne dejavnosti s pomočjo zaupanja vrednega sorodnika ali zakonitega zastopnika. Pravilna metoda, če ste pooblaščeni za podpisovanje s pooblastilom, je, da najprej podpišete ime naročnika in nato svoje, pred katerim stoji beseda »z«, na stran ali pod podpis ravnatelja, s stavkom »moč odvetnika "ali začetnice, POA po podpisu, na primer Joe Smith, Mary Jones, pooblastilo. V nekaterih primerih je treba pogodbo, obrazec ali podpisano pismo priložiti notarsko overjeno in podpisano pooblastilo.
Starši in skrbniki
Državni zakoni praviloma določajo, da se mladoletniki ne smejo sklicevati na pravno zavezujoče pogodbe z nekaterimi izjemami. V primeru, ko pogodba vključuje mladoletnika, kot je odpiranje bančnega računa ali sestavljanje fotografskega modela, se od starša ali zakonitega skrbnika lahko zahteva, da se podpiše v imenu mladoletnika. V teh primerih starš ali skrbnik sledi svojemu podpisu s frazo "za in v imenu", ki mu sledi ime mladoletnika. Dokument lahko zahteva tudi natisnjeno ali podpisano ime mladoletnika na ločeni podpisni liniji.
