Pri vodenju podjetja se morate odločiti, katero vrsto računovodskega sistema želite uporabiti. Izbirate lahko med uporabo ročnega računovodskega sistema ali računalniškega. Čeprav so računalniški sistemi primerni, obstajajo nekatere prednosti, ki jih lahko nudi ročni računovodski sistem.
Izogibajte se poškodovanim podatkom
Ena od prednosti uporabe ročnega računovodskega sistema je, da so vaši dokumenti vedno na voljo, ko jih potrebujete. To ne velja vedno, kadar uporabljate računalniški sistem. Ko uporabljate računalniško podprt računovodski sistem, bodo podatki pogosto poškodovani in ne boste več mogli dostopati do informacij. Na tej točki bi lahko izgubili podatke o letih, ki jih nujno potrebujete za vaše podjetje.
Napake pri podvajanju
Pri uporabi ročnega računovodskega sistema vam ni treba skrbeti za napake pri podvajanju. Z računalniškim sistemom obstaja možnost, da boste podvojili napačno datoteko in uporabili zastareli nabor številk. Z ročnim sistemom imate preprosto knjigo z vašimi podatki. Podvajanje podatkov bi bil zelo vpleten proces, ki se verjetno ne bo zgodil. Tako se izognete uporabi napačnih podatkov.
Spreminjanje
Druga prednost ročnih računovodskih sistemov je v tem, da jih je lažje spreminjati. Ko morate spremeniti vnos v vaši knjigi, preprosto vzemite radirko in izbrišete vnos. Nato lahko zapišete nov vnos v prazno. Ko morate v računalnik spremeniti vnos, boste morda morali vnesti geslo in poiskati ustrezno datoteko, preden jo lahko spremenite. To zahteva dodaten čas in lahko povzroči težave.
Dostopnost
Druga prednost uporabe ročnega računovodskega sistema je, da je lahko dostopen vsakomur, ki potrebuje informacije. Na primer, lastniki podjetij se lahko zanesejo na svoje računovodsko osebje, da upravlja z računovodsko programsko opremo in informacijami v njem. Če lastniki potrebujejo dostop do nekaterih podatkov v sistemu, morajo počakati na nekoga iz računovodstva, da ga dobi za njih. Z ročnim sistemom lahko zlahka pogledajo v knjigo in sami dobijo informacije.
