Knjižnica je tako dobra kot njen indeksni sistem: brez Dewey Decimalne, Kongresne knjižnice in neke vrste katalogov zvez, nihče ne bi mogel hitro ali zanesljivo najti prave knjige, da bi knjižnico koristila. Dokler sodobne javne knjižnice niso postale norma sredi 19. stoletja, so poklicni knjižničarji zapomnili lokacijo tomov v njihovi oskrbi. Kasneje so ročni sistemi, kot so kartični katalogi, pomagali obiskovalcem poiskati lokacijo knjig, ki so jih želeli. Od devetdesetih let je večina knjižnic avtomatizirala nekatere vidike svojega delovanja. Kljub stroškom in naporom pri namestitvi teh sistemov so ti modeli odličen, če upoštevate slabosti prejšnjih metod.
Ranljivost človeške napake
Vsak sistem, s katerim ljudje delajo, je občutljiv na napake, ki jih naredi moten, utrujen ali nesposoben član skupine. Avtomatizirani sistemi še vedno zahtevajo človeško interakcijo, vendar zmanjšujejo število odločitev ali operacij, ki jih mora človek opraviti. Ne glede na to, ali ste vložili prošnjo za rezervacijo ali sledili prihodu novih knjig, vsak korak, ki ga opravi računalnik, naredi celoten sistem učinkovitejši, ker je manj nagnjen k napakam.
Stroški se povečujejo čez čas
Namestitev avtomatiziranega sistema lahko stane od 20.000 do 50.000 dolarjev na knjižnico samo za opremo. Kljub tem predhodnim stroškom avtomatizacija sčasoma prihrani denar. Ti prihranki so na voljo v dveh oblikah. Mnoge operacije, ko so bile enkrat operirane, se nadaljujejo brez sodelovanja uslužbenca - na primer, ustvarjanje poročil o medknjižničnih zahtevah za posojila ali pošiljanje elektronskih opominov. Operacije, ki še vedno potrebujejo človeško bitje - kot je obdelava vrnjenih knjig - se dogajajo hitreje s podporo avtomatizacije. V obeh primerih lahko knjižnica zmanjša število zaposlenih, da zmanjša svoj proračun, ali pa shrani sredstva za naloge in programe, ki so bolj usmerjeni k strankam.
Iskanje traja dlje in je manj učinkovito
Iskanje določene knjige v katalogu kartic - najbolj ikoničnem sistemu knjižnice - pomeni premik iz enega indeksa v drugega, če spremenite iskanje od avtorja do naslova. Z avtomatiziranim sistemom lahko z enim klikom izvedete kakršno koli iskanje z iste lokacije. S tem prihranite čas obiskovalcev v primerjavi s starim načinom in potrebujete manj pomoči od zaposlenih v knjižnici. Ker so vsi indeksi virtualni in ne fizični, lahko avtomatizirani sistem vsebuje več kategorij iskanja, ne da bi dodal še en kos pohištva. Pokrovitelji lahko iščejo po večjem številu ključnih besed in konceptov kot s katalogom kartic. Avtomatizirane kataloge lahko postavite tudi prek spleta, saj lahko pokrovitelj potrdi, da je knjiga na voljo doma, namesto da bi prišla v knjižnico in bila razočarana.
Levo za informacijsko avtocesto
Knjižnice in informacije postajajo hitro digitalizirane. Knjižnica, ki še vedno uporablja ročni operacijski sistem, se ne more povezati z digitalnimi viri. Tako je izmenjava informacij in publikacij veliko težja in zamudnejša kot pri avtomatiziranem sistemu. Ko bo 21. stoletje napredovalo in bo več virov postalo popolnoma digitalnih, bodo obiskovalci knjižnic z ročnimi knjižnicami ne bodo mogli dostopati do vse večjega deleža informacij.
Omejevanje prihodnosti
E-knjige, podcasti, blogi in video vadnice so del tega, kako sodobni svet sporoča vsoto človeškega znanja. Knjižnice z ročnimi sistemi imajo omejen dostop do tega vse večjega dela. Nasprotno, vsak avtomatiziran sistem kakovosti bo po privzetku odobril dostop do večine teh virov na daljavo in na kraju samem.
