Ročno obračunavanje vključuje uporabo papirnih knjig in dnevnikov za beleženje finančnih transakcij. Ta orodja so iz pretekle dobe. Računovodje - ki pogosto nosijo zelene ščitnike in črne roke - bi uporabili ročno računovodstvo, da bi ohranili finančno oceno za svoja podjetja. Podjetja lahko danes še vedno uporabljajo ročno računovodstvo za nekatere procese. Slabosti pa lahko oslabijo ročne računovodske dejavnosti.
Zamudno
Računovodski postopki, ki uporabljajo papirnate dnevnike in knjige ali podobna orodja, zahtevajo veliko časa za opravljanje nalog. Računovodje bodo morali poiskati račune in dnevnike v sistemu pred snemanjem vnosov. Preverjanje stanja na računih in pregledovanje informacij je prav tako težko. Računovodje bodo morda potrebovali tudi več dokumentov, da bi našli informacije, ki jih zahtevajo vodilni delavci. Kopiranje teh podatkov je lahko tudi težavno.
Ob upoštevanju napak
Napake so lahko zelo pogoste pri ročnih računovodskih procesih. Pogoste napake so vnašanje informacij v napačne račune, prenos številk ali zapisovanje informacij nazaj. Medtem ko so te napake tudi v sodobnih računovodskih sistemih, ročni sistemi nimajo notranjih kontrol. Računovodje, ki raziskujejo napake, pogosto porabijo več ur za iskanje in popravljanje vpisov. Več računovodij, ki delajo v več ročnih knjigovodskih knjigah, lahko te težave še poslabšajo.
Pomanjkanje varnosti
Pomanjkanje varnosti je še ena pogosta pomanjkljivost ročnega računovodstva. Podjetja morda ne bodo mogla preprečiti, da bi zaposleni pregledali občutljive podatke v papirnih knjigah in dnevnikih. Datoteke, kopirane in shranjene v računalniku, so lahko tudi manj varne. To lahko zaposlenim omogoči zlorabo finančnih informacij z goljufijo ali poneverbo. Nezadovoljni zaposleni lahko tudi nepopravljivo poškodujejo informacije in uničijo pomembne finančne evidence.
Na voljo je nekaj kopij
Velike organizacije pogosto težko najdejo ročno računovodstvo zaradi pomanjkanja večih knjig in dnevnikov. Večina podjetij bo imela eno revijo za obveznosti, terjatve, plače, osnovna sredstva in tako naprej. To pomeni, da lahko samo en računovodja ob vsakem času dela v reviji. Ločevanje teh knjig na poddirektorje lahko povzroči manjšo varnost in možnost podvajanja informacij v računovodskem sistemu.
