Prehod z ročnega na računalniško računovodstvo je postopen postopek, ki ga je mogoče doseči enostavno in učinkovito. Če je konec proračunskega leta, lahko začnete z začetkom novega proračunskega leta. Podatkov iz preteklih obdobij ni potrebno vnašati, razen računovodskih izkazov ob koncu leta. Če ni konec leta, se morate odločiti, ali želite počakati do konca leta ali vnesti v sistem vse podrobne podatke do te točke v letu.
Raziščite in se odločite za računalniško opremo, ki jo boste potrebovali za vaš računalniški računovodski sistem. Večina osebnih računalnikov ima danes zmožnost za pripravo računovodskih paketov za majhna podjetja. Prepričajte se, da ima računalnik trdi disk z več gigabajti prostora za shranjevanje. Ko bo čas potekel, bodo vaši računalniški zapisi rasli in želite, da računalnik traja nekaj let. Prav tako boste želeli programe za obdelavo besedil in preglednice, pa tudi za internet in e-pošto.
Nastavite računalniško opremo in vzpostavite internetno povezavo. Ta korak je pomemben, ker bodo vsi paketi računovodske programske opreme na voljo, če naletite na težavo. Tudi kot del nastavitve računalnika vzpostavite način varnostnega kopiranja datotek. Podatke morate varnostno kopirati vsak dan ali še bolj pogosto, ko delate na nečem kritičnem. Datoteke je mogoče enostavno varnostno kopirati na prenosne pogone. Pomembno je vedeti, da je računovodski sistem baza podatkov, iz katere se po potrebi pridobijo informacije.
Raziskave in odločitev, kateri paket računovodske programske opreme je najboljši za vaše podjetje. Večina malih podjetij se dobro znajde z out-of-the-box programskim paketom, kot so QuickBooks ali Peachtree.
Programski paket nastavite tako, da sledite vgrajenim menijem. Vzpostavite kontni načrt za svojo glavno knjigo. Nastavite bančne račune in dodajte vse potrebne informacije o prodajalcih in strankah.
Vnesite podrobne podatke o transakcijah, potrebne za posodobitev računalniških knjig. Račune za konec leta boste morali vnesti iz prejšnjega leta kot začetne bilance za tekoče leto. Nato vnesite podrobne podatke o transakciji za vsak mesec tekočega leta, dokler ne boste posodobljeni. Če je konec leta, preprosto nastavite začetna stanja za novo leto in nadaljujte z vnosom računovodskih podatkov kot transakcij in dogodkov. Zdaj delate na računalniškem računovodskem sistemu.
Odločite se, ali želite v sistem vnesti računovodske izkaze za predhodno leto. Da bi zagotovili zgodovino v računalniških zapisih, lahko dodate računovodske izkaze iz prejšnjih let. To lahko storite mesečno, četrtletno ali letno nazaj nekaj let. Ni treba dodajati podrobnih podatkov o transakcijah v zgodovino, vendar je treba slediti nazaj na ročne zapise.
