V določenih okoliščinah je zapisnik sestanka organizacije pravni dokument, ki ga ni mogoče spremeniti brez glasovanja upravnega odbora. Nepravilno spreminjanje zapisnika lahko povzroči razveljavitev ali razveljavitev glasov, pogodb, najemov in drugih ukrepov, sprejetih med sestankom. Uporabite preprost postopek, s katerim boste pravilno popravili minute.
Ugotovite, ali je bil zapisnik že uradno odobren z glasovanjem upravnega odbora ali če so bili le predloženi v obravnavo predsedniku ali izvršnemu odboru. Osnutek zapisnika, o katerem odbor ni glasoval, se lahko spremeni brez glasovanja v odboru.
Če so predlagane spremembe narejene osebi ali osebam, ki pregledajo minute pred zapisnikom, predlagajte spremembe, ki jih želite. Primerjajte končno predlagano besedilo s prvotno predloženimi zapisniki. Pojasnite razloge za spremembe. Če se vsi strinjajo, naj sekretar spremeni prvotno oddane, neodobrene minute.
Če so predlagane spremembe narejene za zapisnike, ki jih odbor še ni odobril in na seji odbora, uporabite naslednji postopek:
Predsednik naj poda predlog za odobritev zapisnika. Počakajte, da se predlog premesti. Predsednik naj zadevo odpre za razpravo. Naj oseba, ki predlaga spremembo, predstavi svoj razlog za spremembe. Po razpravi naj oseba, ki predlaga spremembe, poda predlog za spremembo zapisnika in poda natančno besedilo predlogov. Počakajte, da se predlog premesti. Predsednik naj zaključi razpravo in postavi vprašanje ali glasuje. Zabeležite glasovanje, vključno z imeni tistih, ki so podprli, nasprotovali in se vzdržali.
Če se predlagane spremembe izvedejo za zapisnik, ki ga je predhodno odobril upravni odbor, sledite enakemu postopku za spremembo zapisnika, ki se prvič predloži v potrditev upravnemu odboru.
Zapisnik ali oseba, ki vodi zapisnik na sestanku, naj spremeni zapisnik. Na vrhu dokumenta, ki vsebuje datum, ko so bili zapisniki prvotno sprejeti, upoštevajte, da so zapisniki spremenjeni. Navedite datum sprememb in ime osebe, ki spreminja zapisnik.
