Ne glede na to, ali imate eno ali več najemnih nepremičnin, je pomembno ohraniti vse dokumente, povezane z organiziranimi lastnostmi. Potrebujete enostaven dostop do najemov in morebitnih dodatkov, če se pojavijo vprašanja o najemniku, in morate hraniti vse vloge za najemnino v primeru, da zavrnjen prosilec vloži zahtevek proti vam. Poleg tega, in morda najpomembnejše, lahko odbijete stroške za vaš davek na dohodek le, če jih lahko dokažete s svojimi evidencami. Dokumentacija, potrebna za davke, je najbolj zahtevna za organizacijo, ker jo je veliko.
Kaj morate obdržati
Vedno hranite kopijo najema, vse dodatke najemu in vse vloge za najem prihodnjih najemnikov na varnem mestu. Dobra ideja je ustvariti datoteko za vsako najemnino. Hranite datoteke v omarici. Prav tako potrebujete dokazilo o tem, ali ste najemnino vsako leto izgubili ali izgubili denar in koliko. To naredite tako, da navedete prihodke od najemnin in odštejete stroške. Preklicani čeki, bančni izpiski, ki kažejo neposreden depozit ali potrdila, ki jih pišete, če sprejmete denar, dokazujejo, da je prihodek od najemnin. Vaši prejemki od vsega, kar porabite za hišo za popravila, zavarovanja, davke in karkoli drugega, kot so termiti in smeti, so dokazilo o vaših stroških. Za vsako najemno nepremičnino, ki jo imate, morate voditi ločene zapise o prihodkih in odhodkih.
Pot papirja
Nič ni narobe z vodenjem evidenc na staromoden način tako, da zapišete svoje dohodke in izdatke v zvezek ali knjigo in hranite dohodek iz papirja in stroškovnih potrdil v škatli za shranjevanje ali v predelku v prenosniku. Ta metoda je sprejemljiva za Službo za notranje prihodke, v skladu s spletno stranjo za pravne nasvete Nolo. Priporočamo, da si na računu ogledate, kaj je bilo, če te informacije še niso na prejemu. Metoda papirja je lahko najpreprostejši način vodenja evidenc, še posebej, če ste tako vedno delali stvari. Preprosto navedite prihodkovni stolpec in stolpec stroškov za vsak mesec, da vidite, kako ste na koncu leta. Razdelite stroške, ki jih lahko plačate enkrat na leto, kot je davek na nepremičnine, do 12, da dobite pravi mesečni račun.
Elektronske metode
Veliko programov za računalniško programsko opremo je na voljo za pomoč pri vodenju evidenc. Programska oprema za preglednice, kot je Microsoft Excel, Lotus 1-2-3 in Sposobnost Office, lahko spremlja vaše prihodke in stroške. Za vsako najemno nepremičnino bi ustvarili ločeno preglednico.Vendar bi morali še vedno hraniti kopije vaših prihodkov in odhodkov, če vas IRS revidira. Druge možnosti za hranjenje potrdil so uporaba storitve internetnega shranjevanja, ki jo lahko naložite v vaše račune, kot je Shoeboxed, ali za uporabo domače različice, kot je NeatReceipts, da digitalne račune hranite doma. Enkrat na mesec preglejte prihodke in odhodke ter vnesite podatke v preglednici.
Programska oprema za upravljanje nepremičnin
Najemodajalci lahko uporabijo tudi programsko opremo za upravljanje nepremičnin, da organizirajo hrambo nepremičnin. Quicken ima na primer programsko opremo, ki organizira vse papirje za vas. Pomaga tudi pri iskanju vseh davčnih olajšav, daje vam prostor za zapisovanje zamudnih pristojbin ali delnih plačil in omogoča primerjavo statusov nepremičnin za najem. Programska oprema za upravljanje nepremičnin ima običajno veliko naprednih funkcij, ki jih najemodajalci z eno ali dvema lastnostma morda ne potrebujejo. Lastniki, ki imajo več kot 10 posestev, so po mnenju Nola pogosto koristni.
