Poslovna predstavitev je priložnost za obveščanje, prikazovanje, prepričevanje in prodajo idej občinstvu. Ta publika je lahko iz vaše lastne organizacije ali izven vašega podjetja. V obeh primerih mora biti vaša predstavitev jasna in osredotočena ter imeti očiten sklep ali poziv k ukrepanju. Ne glede na to, ali pripravljate poročilo ali skript za ustno predstavitev, je izhodišče pisanje zvočnega in logičnega orisa.
Bodite jasni o tem, kdo bo vaše občinstvo, in o njihovi verjetni ravni znanja. Ob predpostavki, da bo vaše občinstvo poznalo določena dejstva, je lahko recept za katastrofo, če ne. Toda, če to storijo, tvegate, da jih dolgočasno. Če ste negotovi, se usmerite v sredino in pripravite dodatno gradivo (kot priloge), če ga potrebujete za razlago določenih točk.
Odločite se natančno, kakšen je vaš namen pri predstavitvi. Na primer, odvisno od tega, ali želite obvestiti ali prepričati, boste morda želeli vključiti različne vrste informacij in več ali manj podrobnosti. Če pripravljate predstavitev za zunanji trg, boste morda morali vključiti osnovne podatke za sebe in svojo organizacijo.
Pripravite strukturo orisa. Na to bo močno vplival čas ali dolžina, ki vam je na voljo. Začnite z navedbo ene ključne točke, ki jo želite prenesti. Zdaj se odločite za največ tri do šest drugih pomembnih oddelkov, ki bodo podprli in podrobno razložili to vprašanje. Na začetku se odločite, kako se te točke logično ujemajo. Prizadevajte si za celovit in brezhiben pretok iz enega območja v drugo.
Navedite pojasnjevalne točke pod vsako od teh poglavij oddelkov. Tu lahko zagotovite več ali manj podrobnosti, odvisno od razpoložljivega časa ali dolžine. Spet poskusite obdržati največ tri točke. Več in občinstvo bo začelo izgubljati zanimanje.
Dodajte primere za prikaz vsakega koncepta ali področja. Študije primerov iz resničnega življenja, zgodbe in izsledki raziskav prinašajo življenje vaši predstavitvi in ljudem pomagajo sodelovati z dejstvi. Nazaj na točko, ki jo ponazarjate na koncu vsakega primera.
Uvedite diagrame in modele, da povzamete informacije, prakse ali teorije. Uporabite jih kot poudarek za nadaljnjo razlago. Ljudem bodo pomagali videti, kako se različni vidiki informacij ujemajo.
Napišite uvod in povzetek. Pripravite jih le, ko ste napisali preostanek vaše predstavitve. Uvod bi moral poudariti ključne točke, kaj bo predstavila vaša predstavitev. Povzetek naj bi se nanašal na vsebino. Prav tako mora delovati kot končni opomnik o tem, kaj želite, da publika odvzame vašo predstavitev.
Navedite reference in kontaktne podatke. Glede na to, kako in kje boste predstavili, boste morda želeli uporabiti vašo pisno predstavitev kot osnovo za Microsoft Powerpoint predstavitev. Če je odgovor pritrdilen, priskrbite občinstvu natisnjene kopije predstavitve ali pisnega papirja.
Nasveti
-
Prosite sodelavca ali prijatelja, naj prebere vašo pisno predstavitev in preverite, ali obstajajo napake.
Ko ste napisali predstavitev, jo poskusite povzeti v enem odstavku, ne da bi se nanjo sklicevali.Sedaj primerjajte to s tem, kar ste nameravali povedati, in preverite, ali je dobro ujemanje.
Uporabite preprosto angleško in preprosto konstrukcijo stavkov. Opredelite ključne pojme, tako da je občinstvo jasno, kaj točno govorite.
Uporabite zanimivo dejstvo ali anekdoto na samem začetku vaše predstavitve, da zajamete pozornost ljudi.
